Personal Assistant

Functie

Onze klant is een dynamisch en snelgroeiend advocatenkantoor gevestigd in Antwerpen . Ze streven ernaar om hun klanten de best mogelijke service te bieden en te blijven innoveren in de sector.

Als Personal Assistant ben je verantwoordelijk voor het bieden van uitgebreide ondersteuning aan de Managing Partner. Je zult een cruciale rol spelen in het soepel laten verlopen van dagelijkse operationele taken.

Verantwoordelijkheden:

• Beheren van agenda's, afspraken plannen en coördineren van vergaderingen
• Organiseren van reisarrangementen en accommodatie voor teamleden
• Afhandelen van inkomende en uitgaande correspondentie, inclusief e-mails en telefoongesprekken
• Voorbereiden van presentaties, rapporten en andere documenten
• Assisteren bij projectmanagementtaken en het bijhouden van deadlines
• Algemene administratie en boekhoudkundige taken
• Notuleren tijdens vergaderingen
• Uitvoeren van ad-hoc taken en projecten zoals toegewezen door het management

Jouw profiel

• Minimaal een afgeronde Bachelor opleiding
• Aantoonbare ervaring als personal assistant of executive assistant
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en oog voor detail
• Sterke communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk
• Vermogen om onder druk te werken en meerdere taken tegelijkertijd te beheren
• Interesse in de juridische sector
• Proactieve houding en vermogen om autonoom te werken
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal

• Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
• Uitvoeringsvoorwaarden van onderhoudscontracten van kantoormateriaal, technische keuringen van voertuigen, ... organiseren en opvolgen
• Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
• Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
• Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
  Telefonische oproepen en bezoekers filteren
• Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
• De activiteiten van een team coördineren
• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
• Professionele informatie en reglementering bijwerken
  Documenten archiveren en klasseren
• Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
• Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren

Aanbod

• Een uitdagende en afwisselende functie binnen een inspirerende werkomgeving
• Mogelijkheden voor professionele ontwikkeling en groei
• Competitief salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden
• Een hecht en dynamisch team van professionals

Solliciteren

YES!Executive
+32 470 67 22 46
valerie.lansloot@yes-talents.be