Directieassistente

Functie

KARUS vzw zet zich dagelijks in voor warme en toonaangevende geestelijke gezondheidszorg. Verdeeld over een breed aanbod van behandelprogramma’s en –mogelijkheden, op verschillende locaties in de Gentse regio, heeft KARUS vzw een zorgcapaciteit van 643 bedden/plaatsen. Naast professionele en kwalitatieve zorgverlening voor mensen met psychische kwetsbaarheden (en hun naasten), engageren we ons voor een maatschappij waarin geestelijke gezondheid een prioriteit is. Voor dit alles kunnen we rekenen op de betrokken inzet van zo’n 850 medewerkers, artsen en vrijwilligers. Met boeiende jobs waarin voldoende uitdaging, verantwoordelijkheid en initiatief centraal staan, maar ook met vorming en ontwikkelkansen, een goede privé-werkbalans en ondersteuning maakt KARUS vzw werk van een zorgzame werkomgeving.

Om het directie-ondersteunend team van KARUS te versterken, zoeken we een enthousiaste collega

Als directieassistente:

• Je maakt deel uit van het directie-ondersteunend team.
• Jouw hoofdopdracht situeert zich in de ondersteuning van de directie op het vlak van administratie en communicatie, dossiervorming en -beheer, agendaplanning, optimalisatie van administratieve processen en interne informatiestromen.
• Je helpt vergaderingen voorbereiden door de nodige dossierinformatie te bundelen en voor te bereiden. Notities opmaken is hier een deel van jouw bijdrage. Tijdens overleg maak je degelijke verslagen op en sta je mee in voor de opvolging ervan. Je helpt mee deadlines en follow-up-items in kaart te brengen en te monitoren.
• Je bent een belangrijk aanspreekpunt bij allerhande vragen. Je verwijst vlot door of handelt correct af waar gewenst.
• We hechten heel veel belang aan een houding gekenmerkt door hartelijkheid, openheid, een (zelf-) kritische en lerende houding en een uitgesproken interne en externe klantgerichtheid. Humor en stressbestendigheid helpen je doorheen de soms drukke dagen.
• Deze functie betreft bovendien een vertrouwensfunctie, dus absolute discretie is voor jou evident.

Jouw profiel

We zoeken een collega die:

• Je beschikt over een bachelor- of masterdiploma.
• Je hebt minimum 5 jaar ervaring in een gelijkaardige functie, bij voorkeur in een grote organisatie.
• De wereld van MS-officetoepassingen zoals Word, Outlook, Excel, Powerpoint… heeft voor jou geen geheimen.
• Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden, verricht nauwkeurig werk en kan structuur brengen in de veelheid van informatie. Je bent een proactieve denker en doener die de details oppikt en de juiste verbanden legt en snel kan schakelen tussen verschillende opdrachten.
• Je bent vertrouwd met het managementjargon – eigen aan de materie waar de directie mee bezig is.
• Zelfstandig nauwgezet werken geeft je energie.
• Je bent flexibel ingesteld en kan in drukke momenten het overzicht bewaren en prioriteiten stellen.
• Je voelt je thuis in een waardengerichte organisatie.

• Uitvoeringsvoorwaarden van onderhoudscontracten van kantoormateriaal, technische keuringen van voertuigen, ... organiseren en opvolgen
• Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
  Telefonische oproepen en bezoekers filteren
• Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
• Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)

Aanbod

• Voltijds contract onbepaalde duur
• ruimte voor persoonlijke inbreng.
• een vergoeding aan het wettelijke ziekenhuisbarema IFIC met toeslagen en overname van relevante anciënniteit.
• bijkomende voordelen zoals een gratis hospitalisatiever­zekering, maaltijdcheques, een fietsvergoeding en vormingsmogelijkheden.
• we hechten veel belang aan een gezonde privé-werkbalans en aan persoonlijke groei.