Assistent Onthaal

Functie

Voor Provincie Oost-Vlaanderen zijn we op zoek naar een assistent onthaal bij Dienst Natuur- en Milieueducatie.

De dienst natuur- en milieueducatie van de Provincie Oost-Vlaanderen biedt educatie aan voor verschillende doelgroepen zoals scholen, verenigingen, losse bezoekers en openbare besturen.

Dit wordt gerealiseerd via onze educatieve centra (De Kaaihoeve te Zwalm, Bastion VIII te Dendermonde en Fabriek Energiek te Zelzate) en op locatie van de aanvrager (vooral scholen).

De dienst Natuur- en milieueducatie omvat meer dan 20 medewerkers verspreidt over de verschillende locaties.

De tewerkstelling van de assistent onthaal is op PNEC De Kaaihoeve, Oude Scheldestraat 16, 9630 te Meilegem (Zwalm).

Takenpakket:

• Je zorgt voor het onthaal van de bezoekers en ondersteuning van de collega's bij de educatieve programma's .
• Je zal het gezicht worden waar bezoekers van PNEC De Kaaihoeve het eerst mee in contact komen. Je helpt hen op weg in het centrum of zorgt voor doorverwijzing naar één van de collega's.
• Je zorgt ook voor het telefonisch onthaal en beantwoorden van mails en contacten via verschillende sociale media.

Vanaf de paasvakantie tot midden oktober is het centrum ook open in het weekend. Hierdoor zal je 1 op 2 weekends werken. Buiten het zomerseizoen ben je hoofdzakelijk enkel tijdens de week aan het werk.

• De ondersteuning bij de educatieve programma's bestaat uit het voorzien van de nodige materialen, hulp bij de opstart van de bezoeken en ondersteuning van de educatieve medewerkers en de gidsen op het einde van de activiteit.

Het grootste aantal bezoekers van onze centra zijn kinderen vanaf de kleuterleeftijd. Je komt met hen veelvuldig in contact.

• Daarnaast verzorg je een aantal administratieve taken om de werking van het centrum vlot te laten verlopen.

Jouw profiel

• je kan werken met Officetoepassingen.
• je bent klantvriendelijk en klangericht.
• je bent bereid tot weekendwerk tussen Pasen en midden oktober en sporadisch avond- en weekendwerk gedurende het gehele jaar.

• Klanten: Particulieren
• Klantendossiers administratief opvolgen (controle van de betalingen, leveringen, ...)
• De activiteiten van een team coördineren
• Klanten: Key accounts
• Key accounts opvolgen
• Prestatie-indicatoren voor de dienst uitwerken
  De resultaten analyseren
  Aanpassingen doorvoeren
• Klanten: Bedrijven
• Uitwerken van of bijdragen aan de klantenstrategie
  De jaaractieplannen en de doelstellingen van de dienst bepalen
• Domein: Internetverkoop
• Acties uitvoeren ter ondersteuning van het personeelsbeheer (aanwerving, opleiding, ...)
• Kwaliteitsprocedures van de klantendienst uitwerken of verder uitwerken
  Controleren of kwaliteitsprocedures toegepast worden
• De opmerkingen van de klanten verzamelen en doorsturen naar de dienst productie, marketing, onderzoek, ontwikkeling, ...
• Oplossingen voorstellen als antwoord op de klachten van de klanten of het dossier doorsturen naar de geschillendienst, de logistieke dienst, ...
• Uitwerken van middelen voor informatieverwerking en communicatie
  De aanpassing van informatiesystemen voorstellen
• Domein: Postorderverkoop
• Acties van de commerciële dienst, logistieke dienst, productieafdeling, ... coördineren bij de lancering van nieuwe producten of promotiecampagnes
• Opvolggegevens van de activiteiten registreren
  Jaarrapporten opstellen
  Verbeteringen voorstellen

Aanbod

Provincie Oost-Vlaanderen.

Interimcontract tot 30/6/2024.

Deeltijdse contracten: je werkt op woensdag, donderdag en vrijdag en om de 2 weken ook het weekend.

Plaats tewerkstelling: PNEC De Kaaihoeve, Oude Scheldestraat 16, 9630 te Meilegem (Zwalm).

Verloning op D niveau waarbij ervaring mee genomen kan worden in de loonberekening. Dit wordt verder aangevuld met maaltijdcheques, fietsvergoeding, terugbetaling woon-werkverkeer openbaar vervoer.