Medewerker leerlingenadministratie en onthaal

Functie

Sint-Bavohumaniora, een school gelegen in het centrum van Gent, is op zoek naar een enthousiaste en gemotiveerde medewerker leerlingenadministratie en onthaal. Het betreft een voltijdse opdracht voor het schooljaar 2024-2025 (volledig schooljaar), met kans op verlenging. Echter, er bestaat de flexibiliteit om deze positie om te zetten naar een 4/5e of halftijdse positie indien gewenst.

Als medewerker leerlingenadministratie en onthaal speel je een essentiële rol in het ondersteunen van zowel onze administratieve processen als het verwelkomen van leerlingen, ouders en bezoekers. Ben jij vriendelijk, behulpzaam, enthousiast en positief ingesteld? Beschik je over een bachelordiploma? Heb je sterke administratieve vaardigheden en gedij je goed in een teamomgeving? Dan ben jij misschien wel de perfecte kandidaat voor deze functie!

Je taken omvatten onder meer:

• Onthaal van de school : je bent het eerste aanspreekpunt voor bezoekers, ouders en leerlingen en zorgt voor een warm welkom. Dit omvat het beantwoorden van telefoongesprekken, doorgeven van boodschappen en doorverwijzen van oproepen.

• Eerste hulp bij ongevallen : je bent getraind in het verlenen van eerste hulp aan leerlingen in geval van ongelukken, waarbij je snel en efficiënt handelt. De school voorziet een EHBO-opleiding.

• Toezicht bij leerlingen : je houdt toezicht tijdens verschillende schoolactiviteiten, in de eetzaal en tijdens studieperiodes, waarbij je zorgt voor een veilige en ordelijke omgeving.

• Dossierbeheer leerlingenadministratie : je bent verantwoordelijk voor het nauwkeurig bijhouden van leerlingendossiers, waaronder het opvolgen van afwezigheden, het handhaven van regelgeving, het volgen van het sanctioneringsbeleid en het beheren van inschrijvingen. Hiervoor is communicatie met ouders en collega's essentieel.

• Aanspreekpunt voor leerlingen : je bent beschikbaar om leerlingen te ondersteunen, te begeleiden en vragen te beantwoorden, waardoor je een vertrouwd gezicht wordt binnen de school.

Sint-Bavohumaniora maakt deel uit van de scholengroep Edith Stein.

Jouw profiel

Wat wij zoeken:

• Je bent in het bezit van minimum een bachelordiploma.
• Uitstekende organisatorische en administratieve vaardigheden, met oog voor detail.
• Een vriendelijke en professionele houding, zowel aan het onthaal als aan de telefoon.
• Sterke communicatieve vaardigheden en het vermogen om informatie helder over te brengen.
• Teamgeest en een proactieve instelling om bij te dragen aan een positieve schoolcultuur.
• Flexibiliteit en bereidheid om taken aan te passen in overeenstemming met de behoeften van de school.
• Enthousiasme voor het onderwijs en een sterke affiniteit met de doelgroep.
• Vermogen om zelfstandig verantwoordelijkheden op te nemen en initiatief te tonen.

• Toezicht houden over het gedrag van de leerlingen
  De toepassing van het interne reglement, veiligheidsvoorschriften en gedragsregels controleren
• Toezicht houden op de leerlingen tijdens: Schoolactiviteiten (uitstappen, reizen, ...)
• Administratie en documentenbeheer uitvoeren
• Toezicht houden op de leerlingen tijdens: Examens
• Administratieve documenten en correspondentie van de leerlingen opvolgen en invullen (opvolging van afwezigheden, rapporten)
• Beschadigingen of incidenten vaststellen
  De directeur, de ouders en de hulpdiensten verwittigen
• Toezicht houden op de stiptheid en de aanwezigheid van de leerlingen tijdens de lessen
  De afwezigheidsbriefjes controleren
  De ouders informeren
• Verslagen van activiteiten (klassenraad, disciplineraad, ...), dossiers, projecten, financieringsaanvragen, ... opstellen
• Toezicht houden op de leerlingen tijdens: Maaltijden
• Het onthaal en het toezicht houden op de leerlingen tijdens pauzes, uitstappen, drukke momenten en in de studieruimte
• In geval van ongeval of brand personen evacueren en hen in veiligheid brengen
  De hulpdiensten begeleiden
• Leerkrachten, oriëntatieadviseurs, begeleiders informeren over het schoolleven (klassenraad, discipline, ...)
• Toezicht houden op de leerlingen tijdens: Studie

Aanbod

• Het betreft een voltijdse opdracht voor het schooljaar 2024-2025 (volledig schooljaar). J e wordt tewerkgesteld met in de toekomst de mogelijkheid tot vaste benoeming .
• Je werkt binnen een stimulerende en ondersteunende werkomgeving binnen een hecht team.
• Je krijgt de kans om een waardevolle bijdrage te leveren aan het welzijn en de ontwikkeling van onze leerlingen.
• Je krijgt de mogelijkheid om jezelf te professionaliseren en verder te groeien.
• Je geniet een gunstige vakantieregeling volgens de normen van het onderwijs.
• Onze school is vlot te bereiken . Het openbaar vervoer brengt je probleemloos tot bij ons en wordt integraal terugbetaald. Voor wie met de fiets komt, is er een fietsvergoeding beschikbaar. Indien je met de auto komt werken, geniet je een gunstig parkeertarief in de parking Reep (onder de school).

Solliciteren

Hilde Allaert
09 267 96 11
hilde.allaert@sbhg.be