Executive Assistant

Functie

esto iseen snelgroeiend netwerk van dierenartsenpraktijken, -centra en -klinieken met een sterke focus op een professionele dienstverlening en hoogstaande zorg. Vanuit 50+ modern uitgeruste praktijken verspreid over België (>35), Luxemburg (2)en Duitsland (>20), staan onze dierenartsen en assistenten dagelijks klaar voor kleine en bijzondere huisdieren.

Nesto zorgt voor kwalitatieve ondersteuning op het vlak van finance, operations, marketing en HR zodat de praktijken zich volledig kunnen focussen op kwaliteit, innovatie en zorg voor patiënten.

Als Executive Assistant ben je de rechterhand van onze Medical Director en vorm je samen met hem de link tussen de dierenartspraktijken en het Nesto Service Center. Je takenpakket zal erg gevarieerd zijn en je krijgt mogelijkheid om o.a. mee te werken aan zeer boeiende medische projecten binnen de dierengeneeskunde met als doel om Nesto te laten groeien als medisch kwalitatieve organisatie.

• Je biedt ondersteuning in het organiseren van interne Nesto-opleidingen voor dierenartsen en dierverpleegkundigen.
• Je neemt deel aan medische meetings binnen onze Belgische en Luxemburgse dierenartspraktijken, neemt notulen en volgt afgesproken actiepunten mee op.
• Je ondersteunt de Medical Director administratief bij het opzetten van een nomenclatuur. Indien je ervaring hebt in de medische sector wordt er zeker ook naar jouw input geluisterd.
• Je zet mee je schouders onder het uitwerken van verschillende topics rond het medische beleid in de dierengeneeskunde zoals bv. een antibiotica beleid in samenwerking met externe partijen, ondersteuning bieden in het opzetten van een internationaal online leerplatforum voor dierenartsen en dierverpleegkundigen, … .
• Je werkt nauw samen met ons Business Support team en staat mee in voor de aankopen en implementatie van medische apparatuur bij de (vaste) leveranciers waarbij je onder andere instaat voor het opvolgen van bv. kortingen, levertijden, … .
• Je staat in voor allerhande dossierbeheer .
• Je filtert telefoons en emails van de medical director, beheert agenda’s en bereidt vergaderingen voor.
• Je maakt verschillende rapportages op en volgt deze op.
• Je denkt mee na over mogelijke initiatieven die onze medische kwaliteit kan verbeteren en werk je voorstellen uit zodat we de juiste prioriteiten kunnen leggen.
• Je zet noden vanuit het netwerk om in strategisch uitgewerkte opdrachten of uitgewerkte richtlijnen.

Jouw profiel

• Je bent in het bezit minimaal een bachelorsdiploma bij voorkeur in een medische richting zoals health care management, medical management, verpleegkunde, agro- en biotechnologie optie dierenzorg, project management, bedrijfsmanagement, … .
• Je hebt een eerste werkervaring als executive assistant, management assistant of in een gelijkaardige functie.
• Heb je een eerste werkervaring binnen de gezondheidszorg (humane of diergeneeskunde) dan is dit een extra pluspunt.
• Mensen uit je omgeving omschrijven je als een organisatorisch talent en multi-tasker .
• Je bezit een vleugje ondernemerschap en een gevarieerd takenpakket biedt voor jou de nodige adrenaline.
• Jouw vlotte communicatie stijl en positieve uitstraling zorgen ervoor dat alle neuzen in dezelfde richting staan.
• Je kan strakke deadlines goed onder controle houden.
• Je kan je vlot uitdrukken in het Nederlands, Frans en Engels, zowel gesproken als geschreven.
• Je hebt een zeer goede kennis van het MS Office pakket (Excel, Word, Powerpoint).

• Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
• Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
• Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
• Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
• Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren

Aanbod

• Een vaste fulltime job in een hecht team met veel interactie en waardering voor jouw inzet.
• Een gevarieerd takenpakket met ruimte voor persoonlijke inbreng en groei, in een onderneming in volle expansie waar teamgevoel en samenwerking zeer belangrijk zijn.
• Een competitief salarispakket, aangevuld met extralegale voordelen zoals maaltijdcheques, adv-dagen, gsm-abonnement, netto onkostenvergoeding, hospitalisatieverzekering, laptop, … .
• Mogelijkheid tot thuiswerk.