HR-Assistant (m/v/x)

Functie

Functieomschrijving:

In jouw rol als HR-Assistant zal u de personeelsverantwoordelijke bijstaan met volgende taken:

Rekrutering en selectie nieuwe studenten

• Werving, selectie en opvolging van studenten: screening cv's, antwoorden op kandidaturen, opmaken studentenovereenkomsten, opleidingen inplannen, alle nodige documenten opvragen (attest Student@work, inschrijvingsattest onderwijsinstelling, verklaring transport,
• Opmaken excel file met aantal uren prestaties studenten en opvolging
• Alle administratie in orde brengen (maandelijks opvolgen)

Rekrutering en selectie nieuwe medewerkers

• Opmaken van functieomschrijvingen en plaatsen van advertenties op verschillende platformen.
• Screening cv’s, ontvangstbevestigingen sturen, afspraken inplannen voor sollicitatiegesprekken, opvolging kandidaten.

Organiseren en ontwikkelen van het onboardingsproces van nieuwe medewerkers

• Alle personeelsadministratie in orde brengen voor een vlotte start (documenten groepsverzekering en hospitalisatieverzekering, transportvergoeding, abonnement openbaar vervoer bestellen,…)
• Opmaken “welcome guide” met alle nodige informatie.
• Nieuwe medewerkers rondleiden op eerste werkdag.

Ontwikkelen en opvolgen van een opleidingsplan

• Opleidingsnoden van personeel verzamelen, opleidingen organiseren, registreren van opleidingstrajecten en het bijhouden van opleidingen van medewerkers.

Opmaak procedures

• Het assisteren bij de opmaak van allerhande procedures in samenspraak met de personeelsverantwoordelijke en preventie-adviseur.
• Het assisteren bij implementatie en uitvoering van een evaluatieprocedure.

Interne communicatie

• Nieuwsbrief opmaken en versturen naar personeel wanneer nieuwe medewerkers starten.
• Interne communicatie: document opmaken omtrent hospitalisatieverzekering, groepsverzekering en opvolging naar voltallig personeel.
• Bij nieuwe aanhangsels arbeidsreglement; procedures opvolgen, personeel inlichten,…

Beheer verlofaanvragen

• Regeling verlofaanvragen en recuperatie feestdagen van onthaalpersoneel
• Opvolging van de verlofaanvragen

Planning

• Opmaak van de maandelijkse planning voor het onthaalpersoneel.
• Opvolging afwezigheden en vervangingen van onthaalpersoneel.
• Contact interimbureau – plaatsen van maandelijkse bestelling ter vervanging van ziektes en andere afwezigheden wegens verlof en controle facturatie.

Geleidelijk aan zal u betrokken worden in het payrollgebeuren zodat je als back-up kan fungeren voor de loonadministratie wanneer nodig.

Jouw profiel

• Bachelor diploma: u behaalde bij voorkeur een professionele bachelor in Human Resources Management
• U hebt reeds een aantal jaar ervaring in een gelijkaardige rol.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en oog voor detail en nauwkeurigheid.
• Proactieve houding en maturiteit om autonoom te werken.
• U beschikt over een grote mate van discretie en u bent integer.
• U communiceert vloeiend in het Nederlands en Frans, Engels is een pluspunt.

Pluspunten zijn: ervaring met opmaak opleidingsplan & evaluatieprocedure

• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
• Personeelsdossiers administratief opvolgen
  Aanwervingen en opleidingen logistiek organiseren
• Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
• Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
• Professionele informatie en reglementering bijwerken
  Documenten archiveren en klasseren
• Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
• Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
• Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
  Telefonische oproepen en bezoekers filteren
• Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
• Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern

Aanbod

Wij bieden u een voltijdse arbeidsovereenkomst aan voor onbepaalde duur (38u/week, 7u36/dag). Een aantrekkelijk salarispakket met extralegale voordelen:

• Maaltijdchèques met een nominale waarde van 8€
• Groepsverzekering
• Hospitalisatieverzekering
• Terugbetaling transportkosten volgens het PC 329.03/Openbaar vervoer: gratis abonnement
• Een evenwichtig telewerkbeleid

Solliciteren

Ilse De Braekeleer
ilse@atomium.be