Teamlead Customer Service (facturatie)

Functie

Situering van de functie

Bij Farys staat de klant centraal. We vinden het belangrijk om al onze activiteiten correct en met respect voor de klant uit te voeren. Klantvragen komen eerstelijns binnen via De Stroomlijn (front office), via onze website (webformulier) of via het online klantenplatform MyFarys. Kan een klantvraag niet eerstelijns beantwoord worden dan stroomt deze door naar de back office.

In deze functie maak je deel uit van het departement Klantendiensten die instaat voor alle activiteiten waar individuele klanten bij betrokken zijn. Dit departement staat o.a. in voor het factureren van geleverde diensten en de vlotte inning van facturen. Om dit efficiënt en klantvriendelijk te realiseren, is Klantendiensten opgebouwd uit 2 divisies en een aantal stafdiensten. De divisie Klantenbeheer is verantwoordelijk voor het uitsturen van facturen, het regelen van complexe verhuisdossiers en het behandelen van klantvragen rond deze onderwerpen. Binnen de divisie Debiteurenbeheer ligt de focus op de volledige en correcte afhandeling van de betaling van de factuur.

Functie

Als Teamverantwoordelijke streef je samen met een team van 5 medewerkers naar een kwalitatieve afhandeling van klantvragen en –dossiers. Je zorgt voor een vlotte werkplanning en coacht de medewerkers. Daarnaast ben je als proceseigenaar verantwoordelijk voor een of meerdere specifieke processen binnen de Klantendiensten. Binnen het team Facturatie worden enerzijds proactieve controles uitgevoerd om klantvragen zoveel mogelijk te voorkomen. Anderzijds worden klantvragen behandeld die we veelal ontvangen n.a.v. het uitsturen van een factuur.

Als Teamlead beheers je het facturatieproces door en door. Zo leer je de wetgeving kennen, heb je een overzicht hoe Farys meterstanden ontvangt en verwerkt, ken je de verwerking in SAP CRM en werk je mee aan nieuwe projecten (vb. digitale watermeter in het facturatieproces). Je staat garant voor de vlotte afhandeling van klantvragen en gaat actief op zoek naar verbeteringen in de klantprocessen (vb. verhogen van digitale facturatie, optimaliseren klantcommunicatie en verwerkingstijden dossiers, samenwerking front- en back-office en andere departementen,…). Daarnaast ben je, samen met je collega, proceseigenaar van Facturatie: samen met deze persoon zorg je voor het aanpassen van de procedures en het ondersteunen van de medewerkers op vlak van facturatieprocessen.

Jouw profiel

• · Je bezit een Master-diploma.

• Via een succesvolle ervaring binnen een klantendienst of back-office, heb je het nodige inzicht verworven om je snel te kunnen inwerken in de complexe administratieve processen.

• Je hebt tevens minimum 2 jaar ervaring in een coördinerende of leidinggevende rol.

• Je kan vlot werken met de courante MS Office software. Ervaring met een ERP-pakket is een pluspunt.

• Uitwerken van middelen voor informatieverwerking en communicatie
  De aanpassing van informatiesystemen voorstellen
• Kwaliteitsprocedures van de klantendienst uitwerken of verder uitwerken
  Controleren of kwaliteitsprocedures toegepast worden
• Opvolggegevens van de activiteiten registreren
  Jaarrapporten opstellen
  Verbeteringen voorstellen
• Prestatie-indicatoren voor de dienst uitwerken
  De resultaten analyseren
  Aanpassingen doorvoeren
• De opmerkingen van de klanten verzamelen en doorsturen naar de dienst productie, marketing, onderzoek, ontwikkeling, ...
• Klantendossiers administratief opvolgen (controle van de betalingen, leveringen, ...)
• De activiteiten van een team coördineren
• Klanten: Particulieren
• Uitwerken van of bijdragen aan de klantenstrategie
  De jaaractieplannen en de doelstellingen van de dienst bepalen
• Oplossingen voorstellen als antwoord op de klachten van de klanten of het dossier doorsturen naar de geschillendienst, de logistieke dienst, ...

Aanbod

Je vindt bij ons een uitdagende job met de nodige opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden én een mooie balans werk-privé. We bieden een contract van onbepaalde duur. Indien deze functie in de toekomst in aanmerking komt voor statutarisering, kan een contractuele aanwerving in deze functie leiden tot een statutaire benoeming.

De plaats van tewerkstelling is Gent.

Naast het loon bieden we ook diverse extralegale voordelen: maaltijdcheques (€8 per dag), een hospitalisatieverzekering, tussenkomst voor milieuvriendelijk woon-werkverkeer, mogelijkheid tot bedrijfsfiets, tussenkomst internetabonnement, diverse premies en kortingen, compensatie van overuren in verlof, een uurrooster van 40u/week met flexibele uurregeling, mogelijkheid tot telewerk…

Solliciteren

Lieve Neerman
09 241 06 40