Management assistent directie

Functie

Bij Sint-Trudo staan we dichtbij de patiënt én dichtbij elkaar. Met onze mensgerichte aanpak garanderen wij de beste zorg voor onze patiënten. Door korte communicatielijnen en een warmhartige werksfeer creëren we samen een toegankelijk en open ziekenhuis voor onze medewerkers.

Met onze professionele omkadering, wederzijds respect, stimulerende begeleiding en ruimte voor flexibiliteit tonen we onze betrokkenheid en uiten we ons vertrouwen in elkaar. Zo vormen we samen één team met één doel. Je zal je dus snel een deel van het team voelen en jouw kwaliteiten ten volle kunnen ontplooien. Elke dag kan jij hier een wezenlijk verschil maken voor collega’s en patiënten.

Voor het directiesecretariaat zijn we op zoek naar een management assistent. Als management assistent van de directie ondersteun je op een zelfstandige wijze de zorgdirectie met uitvoering van administratieve en secretariële taken. Je takenpakket en verantwoordelijkheden bestaan uit:

1. Administratieve verantwoordelijkheden zorgdepartement

• Je zorgt voor de uitnodiging, documentatie en verslaggeving van de vergaderingen van de commissies en werkgroepen opgericht in de schoot van de zorgdirectie.
• Je levert administratieve ondersteuning aan directie en management van het zorgdepartement.
• Je fungeert als centraal aanspreekpunt voor nieuwe artsen, assistenten en medewerkers van artsen binnen de organisatie. Zorgt voor de coördinatie van de administratieve aanstellingsprocedure, de nodige opleidingen, het toegangsbeheer, de communicatie en informatiedeling naar betrokken collega’s en de archivering van de vereiste documentatie.
• Je voert een aantal coördinerende en ondersteunende taken uit om de opvolging van procedures of afspraken binnen het zorgdepartement te faciliteren.
• Je zorgt voor verspreiding van de belangrijke informatie en/of de maandelijkse nieuwsbrief naar het medisch departement.

2. Verantwoordelijkheden directiesecretariaat

• Je behandelt, in onderlinge afspraak met het team, binnenkomende post, mails en telefonische oproepen van/voor het directiesecretariaat, directie en bestuurders.
• Je beheert het economaat: bestelt bureaumateriaal of andere relevante materialen.
• Je neemt taken en/of verantwoordelijkheden over van de collega’s binnen het directiesecretariaat wanneer nodig.
• Je verzorgt het onthaal van bezoekers en medewerkers door de directieleden.
• Je staat mee in voor de logistieke organisatie en ondersteuning van de vergadering van het Bestuursorgaan en de Algemene Vergadering.

3. Afspraken en agendabeheer

• Je maakt afspraken met bezoekers en medewerkers voor de directieleden.
• Je deelt in overleg met de directieleden de agenda in, bewaakt de agenda, houdt daarbij rekening met het belang/vertrouwelijkheid van te maken afspraken en attendeert op afspraken.
• Je zorgt voor de organisatie van de interne en externe vergaderingen (zaalreservaties, uitnodigingen, enz.).

Jouw profiel

• Je beschikt over een bachelor diploma en hebt bij voorkeur enkele jaren ervaring in een gelijkaardige functie.
• Je ervaring in de zorgsector is een pluspunt.
• Je hebt een digitale mindset en voelt je vertrouwd met Microsoft office en Teams.
• Je bezit goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden (Nederlands, Engels).
• Je beschikt over logisch inzicht en een goed analytisch vermogen.
• Je bent een organisatietalent.
• Je hebt de nodige maturiteit, bent discreet en kan betrouwbaar omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Je bent flexibel.
• Je hebt een klantgerichte houding en denkt en handelt steeds oplossingsgericht.

• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
• Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
• Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
• Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
  Telefonische oproepen en bezoekers filteren
• Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
• Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
• Professionele informatie en reglementering bijwerken
  Documenten archiveren en klasseren

Aanbod

• We begeleiden je de eerste maanden intensief tijdens jouw inwerkperiode, maar ook nadien mag je steeds rekenen op ondersteuning.
• Je maakt deel uit van een klein maar tof team waarin je collega’s steeds voor je klaar staan.
• We bieden je een veelzijdige en uitdagende job in een aantrekkelijke warmhartige werksfeer binnen een moderne organisatie waar mensen centraal staan.
• Je salaris wordt bepaald overeenkomstig het IFIC ziekenhuisbarema, je relevante anciënniteit wordt volledig overgenomen.
• We voorzien maaltijdcheques van 5€/voltijds gewerkte dag (pro rata het aantal gewerkte uren berekend).
• Hospitalisatieverzekering is gratis voor jezelf en aan een voordelig tarief voor de rest van het gezin
• Groepsverzekering met instap bonusplan is voorzien.
• Benefits at work: exclusieve korting bij gerenommeerde merken en bekende pretparken.

• Contract onbepaalde duur
• Jobtime 79% (30 uur/week)
• Verloning volgens IFIC ziekenhuisbarema aangevuld met extra legale voordelen