Administratief medewerker aankoop

Functie

Bij Sint-Trudo staan we dichtbij de patiënt én dichtbij elkaar. Met onze mensgerichte aanpak garanderen wij de beste zorg voor onze patiënten. Door korte communicatielijnen en een warmhartige werksfeer creëren we samen een toegankelijk en open ziekenhuis voor onze medewerkers.

Met onze professionele omkadering, wederzijds respect, stimulerende begeleiding en ruimte voor flexibiliteit tonen we onze betrokkenheid en uiten we ons vertrouwen in elkaar. Zo vormen we samen één team met één doel. Je zal je dus snel een deel van het team voelen en jouw kwaliteiten ten volle kunnen ontplooien. Elke dag kan jij hier een wezenlijk verschil maken voor collega’s en patiënten.

Voor onze dienst aankoop zijn we op zoek naar een administratief medewerker die het aankoopdepartement op administratief vlak ondersteunt teneinde het goed functioneren van de dienst te optimaliseren. Het takenpakket bestaat uit:

• Je controleert prijslijsten voor exploitatiegoederen, die jaarlijks geïndexeerd worden. Je checkt ook de indexering van de onderhoudscontracten met de contracten. Hiervoor is een uitstekende kennis van Excel (voor gevorderden) nodig: vertical lookup, complexe prijsvergelijkingen, uploaden in SAP,…
• Je maakt bestellingen zonder negotiatie op aanvraag van de betrokken diensten. Dit kan zowel voor investeringsaanvragen als voor exploitatie-aanvragen.
• Je onderzoekt prijsafwijkingen van facturen.
• Je maakt prijsaanvragen tot max. 3.000 €.
• Je vraagt creditnota’s aan bij de leveranciers en volgen deze op.
• Je voert diverse administratieve taken uit: klasseren van bestellingen met hun respectievelijke investeringsaanvragen, maken van kopieën, aangetekende zendingen, ….
• Je assisteert de (strategische) aankoper bij onderhandelingen met de leverancier.
• Je beantwoordt telefonische oproepen en mails en verwijst indien nodig naar de (strategische) aankoper of manager aankoop.

Jouw profiel

• Je beschikt bij voorkeur over een bachelor diploma of minstens over een diploma hoger secundair onderwijs met relevante ervaring.
• Je beschikt over een zeer goede kennis van Microsoft Office en specifieke informaticatoepassingen (o.a. SAP) waaronder uitstekende kennis van Excel ( vertical lookup, complexe prijsvergelijkingen, data uploaden in SAP)
• Je kan probleemoplossend werken.
• Je bent organisatorisch en administratief sterk.
• Je bent klantgericht.
• Je bent stressbestendig.
• Je bent sociaal vaardig en werkt goed in teamverband.

• De betaling van bestellingen opvolgen (voorwaarden, facturatie, ...) of overmaken aan de betreffende dienst (boekhouding, juridische zaken, ...)
• Telefonische oproepen ontvangen
  Klanten informeren (opvolging van de bestelling, informatie, ...)
• Bestellingen registreren
  Voorwaarden controleren (leveringstermijnen, verpakkingswijze, ...)
  De klant of de verkoper erover inlichten

Aanbod

• We begeleiden je de eerste maanden intensief in de vorm van een algemene introductie en een specifieke inwerkperiode op jouw afdeling.
• Je maakt deel uit van een tof team waarin je collega’s voor je klaar staan.
• Een veelzijdige en uitdagende job in een aantrekkelijke warmhartige werksfeer binnen een moderne organisatie waar mensen centraal staan.
• Salaris overeenkomstig het IFIC ziekenhuisbarema, je relevante anciënniteit wordt volledig overgenomen.
• Maaltijdcheques 5€/voltijds gewerkte dag (pro rata het aantal gewerkte uren berekend).
• Groepsverzekering met instap bonusplan.
• Hospitalisatieverzekering gratis voor jezelf en een voordelig tarief voor de rest van het gezin.
• Benefits at work: exclusieve korting bij gerenommeerde merken en bekende pretparken.

• Contract onbepaalde duur
• Jobtime 50% (19uur/week)
• Verloning volgens IFIC ziekenhuisbarema aangevuld met extra legale voordelen