Administratieve Specialist Human Resources

Als Het Juiste Gebaar sta je in voor de correcte en tijdige uitvoering van alle administratieve taken binnen HR.

Dit voor de volledige populatie van een grote organisatie met zo'n 500 medewerkers die werkzaam zijn: hetzij op de hoofdzetel, hetzij in de logistieke distributiesites.

• Je volgt personeelsdossiers nauwgezet op van a tot z, verwerkt contractwijzigingen, tijdsregistratie, loonadministratie en ziet toe op een correcte toepassing van de sociale wetgeving.
• Je maakt deel uit van een hecht HR team. Zelf werk je binnen het payroll & administration team en rapporteert aan de Payroll en Administration Manager.

Wij verwijzen naar de gedetailleerde functiebeschrijving op onze website

Personeeladministratie en tijdsregistratie

• Opvolgen en verwerken van a tot z van contractwijzigingen, bijvoorbeeld inzake wijziging arbeidsduur, functie, loon, einddatum, uurrooster, enz. Beheren van dossiers rond tijdskrediet, thematisch verlof en loopbaanonderbreking.
• Controleren, registreren en corrigeren van tijdsregistratiegegevens (via Protime) zodat deze data tijdig en correct wordt verwerkt voorafgaand de payroll deadlines.
• Opvolgen van ziekte- en afwezigheidsdossiers: ontvangst en verwerking van medische attesten in de tijdsregistratie, communicatie met het sociaal secretariaat en opvolging van terugkeer.

HR contactpersoon

• Via de HR inbox of algemeen HR telefoonnummer als aanspreekpunt fungeren bij vragen over afwezigheden, tijdsregistratie en personeelsadministratie.
• Verstrekken van informatie en advies met betrekking tot personeelsmaterie.
• Indien nodig verplaats je je hiervoor naar de werklocatie van de betrokken medewerker.

Rapporteringen

• Je staat mee in voor de opmaak van zowel ad hoc alsook recurrente HR rapporteringen.

Loonverwerking back-up

• Zelf ben je niet verantwoordelijk voor de maandelijkse loonverwerking, maar je bent wel als 'back-up' opgeleid.

Wie zijn wij zoekt?

We zoeken een kandidaat met minimaal 5 jaar ervaring in personeelsadministratie. Je bent tweetalig Nederlands en Frans en hebt een sterke kennis van Protime of andere tijdsregistratiesystemen. We bieden je een voltijdse kaderfunctie met een competitief salarispakket en extra-legale voordelen, zoals een bedrijfswagen en laptop.

Eisen:

• Bachelor of Master degree, bij voorkeur in personeelsbeleid.
• Tweetalig Nederlands en Frans.
• Kennis van Protime of een ander tijdsregistratiesysteem.
• Degelijke kennis van de sociale wetgeving.
• Sterke kennis van MS Office.
• Nauwkeurig, punctueel en discreet in het omgaan met vertrouwelijke personeelsinformatie.
• Sterke administratieve en organisatorische vaardigheden.
• Sterk klantgerichte en oplossingsgerichte.
• Teamplayer met sterke communicatie skills.

Wat bieden wij?

We bieden je een stabiele baan in een dynamisch team, waarbij je een significante impact kunt maken op onze organisatie. Je krijgt de kans om je carrière te ontwikkelen in een gebied dat jou interesseert.