Administratief assistent – Projectbeheerder – Observ...

De functie binnen de organisatie

In het kader van deze selectie is elke verwijzing naar een persoon van een bepaald geslacht bedoeld als een verwijzing naar een persoon van om het even welk geslacht.

Vivalis vormt de Administratie van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie (GGC).

Met de opdracht het leven van alle Brusselaars te verbeteren op het vlak van welzijn en gezondheid, streeft Vivalis ernaar de referentieadministratie te worden in die materies.

Vivalis brengt een honderdtal medewerkers bijeen in een actieve, tweetalige administratie waar deskundigheid, zin voor samenwerking, gelijke behandeling en zorg voor dienstverlening aan burgers de kernwaarden zijn.

Vivalis bestaat uit vier directies, een studiedienst en een dienst Communicatie:

• 'Gezondheid en Bijstand aan Personen': erkenningen van instellingen toekennen en vernieuwen, subsidies toekennen, nieuwe ordonnanties of besluiten uitwerken enz.;
• 'Controle': controleert de door de GGC erkende of gesubsidieerde instellingen administratief en financieel;
• 'Coördinatie en Procedures': levert transversale diensten om de andere directies te ondersteunen (HRM, administratieve coördinatie, juridische dienst, Infrastructuur);
• 'Begroting en Financiën': controleert de naleving van de vastgestelde budgetten en het goede beheer van de uitgaven;
• Het 'Observatorium voor Gezondheid en Welzijn': een studiedienst.

De projectbeheerder "Sociaal Brussel" zal deel uitmaken van het projectteam "social.brussels". social.brussels is de huidige naam van de site waar burgers en professionals informatie kunnen vinden over organisaties die actief zijn op het gebied van sociale gezondheid, met name over de diensten en activiteiten die ze aanbieden.

Opdrachten verbonden aan de functie

De projectbeheerder maakt deel uit van het team dat verantwoordelijk is voor het opzetten van de databank over de sociale- en gezondheidsvoorzieningen in Brussel en voor het wijzigen en valideren van de gegevens.

Deze werkt samen met de projectmanagers bij het uitvoeren van hun taken en draagt bij aan alle taken die gericht zijn op het ontwikkelen en bijwerken van de databank over sociale- en gezondheidsvoorzieningen in het Brussels Gewest.

De administratief assistent - projectbeheerder zal hoofdzakelijk de volgende opdrachten hebben:

• Herstructureren van de gegevens van de organisaties en hun diensten zoals die in de huidige database staan;
• Onderzoeken en verifiëren van de informatie via websites, databases en andere bronnen;
• Het nauwkeurig coderen en structureren van de gegevens in de nieuwe database;
• Brainstormen met het team over verbeteringen om beter aan de behoeften van gebruikers te voldoen;
• Het contacteren van operatoren om informatie te valideren;
• Deelnemen aan het testen van het gebruik van de tool met actoren uit de sociale gezondheidszorg in Brussel.

Als administratief assistent - projectbeheerder, vereist de functie:

• Zorgen voor de kwaliteit van de gegevens die in de database worden ingevoerd;
• Garanderen van de relevantie van gegevens die aan gebruikers worden gecommuniceerd;
• Zorgen dat het uitgevoerde werk consistent is met de door het team gedefinieerde processen;
• Bijdragen aan discussies over het verbeteren van werkprocessen.

Profiel

Gevraagd diploma

De kandidaat voor de functie van administratief assistent moet in het bezit zijn van een diploma hoger onderwijs van het korte type (graduaat of bachelor), bij voorkeur van sociaal assistent.

Ervaring

• Ervaring in een overheidsadministratie of kennis van de overheidsadministratie is een troef;
• Kennis van de sociale- en gezondheidssector in Brussel en hun institutionele organisatie is een pluspunt;
• Goede kennis van digitale tools is een pluspunt;
• Kennis van de tweede Brusselse taal en het Engels is een pluspunt.

Gewenste kwaliteiten: adviseur, ondersteunend medewerker voor het dossierbeheer, procesdeskundige, ondersteunend medewerker voor kennismanagement.

Wat wij aanbieden voor deze functie

• Weddeschaal B101 [min ,79 € ; max ,57 €] geïndexeerd volgens het huidige stijgingscoëfficiënt (2,1223 op 01/03/2025);
• Maaltijdcheques met een nominale waarde van 8 euro per gewerkte dag (met inhouding van 1,09 euro);
• Ziekenhuisopname, met inbegrip van kind(eren) en echtgeno(o)t(e) (tot en met 66 jaar);
• Vlot bereikbaar met het openbaar vervoer;
• Gratis openbaar vervoer voor het woon-werktraject;
• Mogelijkheid tot een fietsvergoeding en/of een Villo-abonnement;
• Flexibel uurrooster in de 38-urenweek;
• Mogelijkheid tot telewerken;
• 35 dagen verlof per jaar;
• Sociale dienst (collectieve en individuele voordelen van culturele, sportieve, recreatieve of feestelijke aard);
• Tal van opleidingsmogelijkheden;
• Mogelijkheid om interessante tweetaligheidstoelagen te verkrijgen.

Sollicitatieprocedure

Alle kandidaatstellingen moeten het volgende omvatten:

• het referentienummer van deze procedure: 2025_OB_B1_02 ;
• een motivatiebrief met een toelichting over de kwalificaties en ervaring die de kandidaat kan voorleggen met betrekking tot de functie;
• een bijgewerkt CV.

Elke kandidaatstelling moet via de link verzonden worden ten laatste op 23/09/2025 voor middernacht. Alle informatie betreffende de inhoud van de functie, de procedure en de gelijkwaardigheid van graden kan worden verkregen bij Mevr. Tiffany Pauwels, Administratief assistente - Dienst HR 02/ of Mevr. Charlot Simoens, Administratief assistente - Dienst HR 02/

Alleen volledige sollicitaties (cv en motivatiebrief) worden in aanmerking genomen. Een eerste selectie zal worden gemaakt op basis van de ontvangen sollicitaties. Kandidaten die het beste aan het vereiste profiel voldoen, worden telefonisch uitgenodigd voor een gesprek met een selectiecommissie. Deze gesprekken zullen plaatsvinden van 06/10/2025 tot 17/10/2025 in persoon (bij uitzondering kan de administratie beroep doen op videoconferentie). Uitstel van datum is niet mogelijk.

Aanwervingsprocedure:

De kandidaten moeten vooraf een schriftelijke test afleggen, in persoon, om hun technische vaardigheden te beoordelen. Deze test duurt 75 minuten. Het afleggen van deze schriftelijke test is verplicht om over te gaan naar de volgende fase en deel te nemen aan het selectiegesprek.

Het selectiegesprek vindt plaats ten overstaan van een selectiecommissie die de test zal hebben ontvangen en doorgenomen. Het gesprek duurt ongeveer 45 minuten en heeft als doel de beroepsbekwaamheden te analyseren in relatie tot de vereisten van de functie, de kennis van onze administratie alsook de motivatie, interesses en affiniteiten met het werkterrein.

Sommige van de vraagstellingen zijn geformuleerd aan de hand van de STAR-methode. De STAR-methode is een semi-gestructureerde gedragsgerichte interviewtechniek, waarbij STAR staat voor Situatie, Taak, Actie en Resultaat. Voor elke competentie vragen we je om een (professionele) situatie te beschrijven die je zelf hebt meegemaakt. Daarna vragen we je om je taken of rol in die situatie toe te lichten en ook de acties die je toen hebt ondernomen. Tot slot vragen we je om het bekomen eindresultaat te beschrijven.

Als u een handicap hebt en bepaalde aanpassingen nodig hebt om aan de selectieprocedure te kunnen deelnemen, kunt u vóór 23/09/2025 contact opnemen met mevrouw Tiffany Pauwels, hetzij per e-mail via .brussels, hetzij per telefoon 02/ Kandidatuurstellingen die naar dit mailadres verstuurd worden, zullen niet in aanmerking komen.

De persoonsgegevens die in het kader van deze vacature worden meegedeeld via Softgarden, zijn uitsluitend bestemd voor de aanwerving voor de hierboven beschreven functie. De informatie zal alleen worden verwerkt ten behoeve van deze vacature en zal in geen geval aan derden worden doorgegeven. Softgarden zal deze gegevens dan ook niet langer bewaren dan nodig is om deze aanwerving te verwerken. Indien u vragen hebt over gegevensbescherming, of indien u uw gegevens wenst te corrigeren of bezwaar wenst te maken, aarzel dan niet contact op te nemen met de verantwoordelijke voor gegevensbescherming op het volgende adres: .brussels.