Meeting Planner

Job Description
En collaboration étroite avec le manager, le Meeting Planner veille au meilleur déroulement possible de la prestation, en respectant la demande du client et en développant du CA de l'hôtel.

OPTIMISATION DES ESPACES

• En collaboration avec le Manager, prendre les bonnes décisions pour optimiser le revenu de l'hôtel- Gérer les refus.

RECEPTION DE LA DEMANDE (téléphone et email), et QUALIFICATION

• Répondre à la demande du client, connaissance du produit et des capacités des salons, conseiller le client par rapport à ses besoins, en accord avec la stratégie commerciale (périodes calmes et plus intenses), bonne connaissance technique (faisabilités et limites).
• Connaître son client et son secteur d'activité, ce qui va guider sa décision

CREATION D'UN CONTRACT COMMERCIAL

• Rédige les offres sur mesure (cousu main).
• Assure le suivi des offres contractuelles et des options en cours

CONVERSION DE LA DEMANDE EN DOSSIER CONFIRME (conversion)

• Après la signature du contrat, préparation pro forma et gestion des arrhes.
• Reste en lien avec le client jusqu'à son arrivée.
• Prépare les détails du séminaire (chambres et évènements), en contactant le client plus proche de la date d'arrivée.

SUR LE TERRAIN

• Le M&E est le point de contact exclusif pendant la prestation.
• Accueil du client, vérification des salons et du déroulé
• Suivi des demandes additionnelles pendant l'événement
• Etre capable de recevoir du feedback sur place, et réagir en fonction

COMMUNICATION INTERNE

• Finalise la feuille de fonction pour envoi à tous les départements de l'hôtel
• Prépare et participe à la réunion des fonctions (briefing des groupes chambres et événements) ; gestion des groupes dans les mois qui suivent
• Bonne analyse des chiffres et de la stratégie à adopter
• Contrôle l´exécution de l'événement sur place, conforme au contrat avec les équipes opérationnelles (service Banquet, Restaurant, Réception, Housekeeping…)
• Après l'événement, contrôle de la facturation afin que les montants correspondent à ce qui a été contracté

SALES

• Organisation des sites inspections pour les clients potentiels ou pour les événements à venir
• Participe à la stratégie commerciale MICE
• Développement de la relation clients/ fidélisation = relances spontanées
• Informe le client des différents services de l'hôtel (restaurant, rooftop, hammam, etc)
• Tenter l'upselling pour chaque dossier: ajout d'un cocktail, d'une pause-café, d'un dîner, équipement technique…
• Développe son sens commercial persuasif.

Skills Required
Candidate Profile

• Langues : Français / Anglais écrit et oral
• Maîtrise du Pack office
• Logiciel OPERA
• Ecoute et sens Relationnel
• Sens de l'organisation
• Capacité d'adaptation

Advantages