Assistant Site Manager (m/f/x)

Missions principales

·        Assister le Site Manager dans la gestion quotidienne des activités opérationnelles et administratives.

·        Participer à la coordination des interventions (maintenance, travaux, projets transverses).

·        Contribuer à la planification, au suivi et au reporting des activités afin de garantir qualité, respect des délais et satisfaction client.

·        Soutenir la communication interne et externe pour fluidifier les échanges entre les équipes, les clients et les partenaires.

Responsabilités

1. Support administratif & organisationnel

·        Gérer l’agenda, les réunions, déplacements et dossiers du Site Manager.

·        Préparer et rédiger comptes rendus, notes et documents administratifs.

·        Assurer le suivi des courriers, mails, demandes d’intervention et documents contractuels.

·        Veiller au respect des délais et priorités fixés.

2. Coordination des interventions

·        Réceptionner et traiter les demandes d’interventions (téléphone, mail, plateformes).

·        Organiser les dépannages et planifier les interventions (main-d’œuvre, matériel, sous-traitants).

·        Suivre la bonne réalisation des prestations (techniciens, sous-traitants).

·        Relancer les intervenants sur devis, validations et exécutions.

3. Suivi & reporting

·        Mettre à jour les tableaux de bord de suivi des activités (planifications, avancement, coûts).

·        Analyser les comptes rendus d’intervention et compléter les actions nécessaires.

·        Préparer rapports, présentations et indicateurs destinés à la direction et au client.

·        Participer au contrôle qualité et à l’amélioration des processus internes.

4. Communication & relation client

·        Être le relais entre le Site Manager, les clients et les équipes techniques.

·        Garantir la fluidité et la fiabilité des échanges d’informations.

·        Représenter une image professionnelle auprès des partenaires externes.

5. Qualité / Sécurité / Environnement

·        Appliquer les procédures internes en matière de QSE.

·        Signaler à sa hiérarchie les risques, incidents ou non-conformités constatés.

Profil recherché

·        Formation Bac +2/3 en gestion, assistanat ou technique (ou équivalent).

·        Connaissance des métiers techniques (maintenance, électricité, HVAC, etc.).

·        Excellente maîtrise des outils bureautiques (MS Office, Outlook, logiciels de GMAO).

·        Bon niveau de communication écrite et orale en français et anglais (l’allemand ou autre langue est un atout).

·        Rigueur, sens de l’organisation et confidentialité.

·        Autonomie, réactivité et capacité à gérer les priorités.

·        Esprit d’équipe et sens du service client.

Compétences clés

·        Organisation et gestion du temps.

·        Bonne communication et sens relationnel.

·        Polyvalence et adaptabilité.

·        Fiabilité et discrétion.

·        Orientation résultats et satisfaction client.