Assistent-bouwdirecteur en algemeen management

Over ons bedrijf

GL events Brussels maakt deel uit van de GL events groep, een van de leiders op de Europese evenementenmarkt.

De expertise van de GL events Group is gebaseerd op drie vakgebieden: evenementenorganisatie, operationeel beheer van evenementenlocaties en het verzorgen van logistieke diensten die nodig zijn voor het organiseren van beurzen, fairs en congressen.

In Brussel ligt de site “SQUARE-Brussels Convention Centre” in het hart van de historische wijk van de hoofdstad, naast het Centraal station en op de Kunstberg. Het iconische gebouw, herkenbaar aan de majestueuze ingang, de Glass Cube, is een onmisbaar ontmoetingspunt voor de MICE-sectorbestemming in Brussel.

Missie

Als assistent van de gebouwdirecteur en de algemene directie bent u een essentiële pijler voor het goed functioneren van onze locatie. U bent verantwoordelijk voor de administratieve en operationele ondersteuning van de gebouwdirecteur om optimaal beheer van de faciliteiten voor het organiseren van evenementen te garanderen.

Belangrijkste taken:

• Agenda’s beheren, vergaderingen organiseren, notuleren en zorgen voor de opvolging van acties.
• Claimbeheer.
• Monitoring en aanpassing van raamcontracten met goedkeuring van de algemene directie.
• Ontwikkeling/aanpassing van procedures op basis van de instructies van de gebouwdirecteur.
• Coördinatie met het gebouwbeheer van de verschillende werven, rekening houdend met de bezetting van het gebouw.
• Assistentie bij het opstellen van budgetten, beheer van bestellingen en monitoring van uitgaven met betrekking tot onderhoud en beheer van de faciliteiten.
• Het algemene management ondersteunen bij het beheren van agenda's, reisreserveringen en het voorbereiden van interne vergaderingen.
• Beheer van aankopen van kantoorbenodigdheden.

Profiel

• Bachelor in administratief management, directiesecretariaat.
• Minimaal 10 jaar ervaring in gebouwbeheer, bij voorkeur in de evenementen- of infrastructuurbeheersector.
• Tweetalig fr/nl met zeer goede kennis van het Engels.
• Uitstekende organisatie en prioriteitenmanagement.
• Goede beheersing van office-hulpmiddelen (Office Pack, geavanceerd Excel, etc.).
• Zin voor dienstverlening, autonomie en de capaciteit om in teamverband te werken.
• Discretie en nauwkeurigheid.
• Goede interpersoonlijke vaardigheden, capaciteit om verschillende contacten te beheren (klanten, leveranciers, interne teams).

Ons aanbod:

Een afwisselende en boeiende functie in een dynamische en zeer aangename omgeving,

Een vast contract,

Een concurrende salarispakket:

• maaltijdcheques,
• hospitalisatie-groepsverzekering,
• 13e maand,
• 100% vergoeding van het openbaar vervoer,
• week verlof tussen Kerstmis en Nieuwjaar.