Projectassistent (32-40 uur)

RegMed XB, voluit Regenerative Medicine Crossing Borders, richt zich op het ontwikkelen van oplossingen binnen de regeneratieve geneeskunde — met als doel nieuwe weefsels en organen te ontwikkelen. RegMed XB brengt Nederlandse en Vlaamse publieke instellingen, overheden, gezondheidsfondsen en bedrijven samen om wetenschappelijke doorbraken te vertalen naar klinische impact.

Binnen Vlaanderen ondersteunt RegMed XB meerdere translationele projecten in geavanceerde therapieën met klinische ambitie. Deze projecten functioneren in een complexe subsidie- en governance omgeving en vereisen gestructureerde opvolging, nauwkeurige documentatie en correcte rapportering.

De Project Assistant versterkt het Vlaamse team door te zorgen voor gestructureerde projectopvolging, consistente documentatie en betrouwbare administratieve uitvoering over meerdere projecten heen.

Verantwoordelijkheden

• Gestructureerde projectopvolging
• Beheren van overzichten van mijlpalen, deliverables en actiepunten
• Bewaken van deadlines en actief opvolgen bij stakeholders
• Up-to-date houden van trackingtools

Governance- en vergaderondersteuning

• Voorbereiden van agenda's en ondersteunende documentatie
• Opstellen van duidelijke en gestructureerde notulen
• Vertalen van discussies naar concrete actielijsten
• Opvolgen van afgesproken acties

Excel-gebaseerde opvolging en rapporteringsondersteuning

• Beheren van gestructureerde Excel-bestanden voor project- en budgetopvolging
• Voorbereiden van rapporteringstabellen en interne overzichten
• Consolideren en structureren van input van meerdere stakeholders
• Signaleren van inconsistenties of ontbrekende informatie

Documentbeheer

• Beheren van gestructureerde digitale projectmappen
• Versiebeheer van formele documenten
• Toepassen en bewaken van sjablonen en interne procedures

Operationele coördinatie

• Organiseren van projectvergaderingen en workshops
• Fungeren als administratief aanspreekpunt voor interne stakeholders

Profiel/ Vereisten

Essentieel

• Sterke organisatorische vaardigheden en hoge nauwkeurigheid
• Vermogen om gestructureerde trackingtools en documentatie accuraat te beheren
• Comfortabel met gestructureerde informatie en rapporteringsformats
• In staat wetenschappelijke terminologie te begrijpen en correct te hanteren
• Sterke schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden in het Engels
• Professionele beheersing van het Nederlands
• Betrouwbaar, discreet en consistent in uitvoering
• Hands-on en proactieve mentaliteit
• Bachelor- of masterdiploma in levenswetenschappen, biomedische wetenschappen, gezondheidszorg, medisch secretariaat, office management of verwant domein

Nice to have

• Uitgebreide kennis van Excel (bijv. draaitabellen, dashboards)
• Ervaring met financiële, budgettaire of rapporteringsdata
• Ervaring in onderzoeksadministratie, gezondheidszorg of academische instellingen
• Ervaring met subsidie- of grantrapportering
• Ervaring in een multistakeholder- of publiek gefinancierde projectomgeving

Wat bieden wij

• Een competitief salaris in lijn met ervaring en marktstandaarden
• Een gestructureerde functie binnen een innovatieve translationele biomedische omgeving
• Blootstelling aan geavanceerde therapieën en klinische ambitie
• Een professionele en collegiale werkomgeving tussen Vlaanderen en Nederland
• Hybride werkmodel met standplaats Leuven
• 2 dagen per maand werken in Maastricht/ Utrecht
• Een stabiele ondersteunende rol met duidelijke verantwoordelijkheden binnen impactvolle projecten in cutting-edge science

Meer informatie of direct solliciteren, e-mail:

Dienstverband: Voltijds, Vaste Jobs

Loon: €2.400,00 - €4.214,19 per maand

Voordelen:

• Eindejaarsgeschenk
• Openbaar vervoer vergoeding
• Vergoeding onkosten zakenreis

Opleiding:

• Bachelor (Vereist)

Taal:

• Nederlands (Vereist)
• Engels (Vereist)

Toestemming om in Nederland te werken:

• België (Vereist)

Bereidheid om zakelijk te reizen:

• 25% (Vereist)

Werklocatie: Hybride telewerken in 3001 Leuven