Administratieve Assistant Dienst Business Transforma...

Functie

• Je geeft ondersteuning aan verschillende administratieve taken voor verschillende operationele teams, bijvoorbeeld:

  - Ondersteunen van de aankomst van nieuwe collega's: "Check-in" met de HR-systemen, IT-toegangsrechten beheren, Beheer timesheetcodes, IT-materiaal en softwaretooling aanvragen, Veiligheidsuitrusting bestellen.

  - Aanmaken / aanpassen van verrekencodes.

  - Ondersteuning bieden aan de collega's (problemen met het invullen/valideren van timesheets enz.)

  - Vervanging & onderhoud van veiligheidsuitrusting opvolgen.

  - Nieuwe bouwwerken registreren en de relevante IT-systemen bijwerken met de registratiegegevens.

  - Rapporten opstellen op verzoek van het bedrijf (terugkerend of ad hoc).

  - Afwerken, verspreiden en archiveren van documenten. Bijv, corrigeren, structureren en opmaken van teksten en presentaties, kwaliteitscontrole van bepaalde documenten, opstarten van een validatiestroom in het documentbeheersysteem, distributie per e-mail naar de gebruikte distributielijsten.

  - De voorraad kantoorbenodigdheden beheren, huurmateriaal beheren.

  - Beheren en up-to-date houden van de classificatie van alle documenten in de documentbeheersystemen, zodat deze documenten gemakkelijk kunnen worden gevonden en geraadpleegd.

  - Voorbereiden en opvolgen van kleine bestellingen voor de afdeling (hotels, vliegtickets, veiligheidsschoenen, etc.), inclusief verdere afhandeling (ontvangst van goederen, facturatie, etc.).

Bedrijfsprofiel:

Het team "Business Transformation Excellence" ondersteunt de afdeling Infrastructuur bij elk aspect van de transformatie naar een betere en meer digitale organisatie. Binnen deze context bieden we administratieve ondersteuning aan de operationele teams.

Jouw profiel

• Je hebt een diploma secundair onderwijs en een aantal relevante werkervaringen. Een diploma secretariaat is een pluspunt.

• Je bent handig met MS Office-programma's: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams & Sharepoint.

• Je bent bereid om specifieke softwareprogramma's te leren (bv. SAP, Sharepoint, eDoc, ...).

• Je bent pragmatisch, gestructureerd en hebt oog voor detail.

• Je hebt goede mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden: je spreekt vlot Nederlands, Frans en Engels.

• Je bent een klantgerichte en flexibele teamspeler met een positieve houding.

• Tools voor de opvolging van de activiteiten uitwerken en actualiseren aan de hand van situatieoverzichten, tijdspaden, ...

Aanbod

• Je krijgt een aantrekkelijk loonpakket, afhankelijk van ervaring, met extralegale voordelen (maaltijdcheques, onkostenvergoeding,...)
• Mogelijkheid tot een bedrijfswagen.
• Mogelijkheid om na inwerkperiode 2 dagen van thuis te werken.

Planet Group Interim is lid van Federgon | btw BE.0479.483.866| VG.904/BUO|W.INT.796 | BXL 20315-405-2022 1125

VG.904/BUO