Facility Coordinator

Ben jij een organisatorisch talent met een hart voor dienstverlening en infrastructuur? Wil je meewerken aan het goed functioneren van het gebouwennetwerk van de opdrachtgever? Dan is deze functie iets voor jou!

Wat houdt de job in?

Als Facility Coordinator ben jij het eerste aanspreekpunt voor alle meldingen over het gebouwenpatrimonium van de opdrachtgever. Jij zorgt ervoor dat meldingen – van defecten tot opmerkingen en incidenten – vlot en correct worden geregistreerd, opgevolgd en opgelost.

Je organiseert en coördineert de helpdeskwerking zowel tijdens als buiten de kantooruren. Je staat in rechtstreeks contact met gebruikers van onze gebouwen, aannemers, leveranciers en interne collega’s.

Concreet ben je verantwoordelijk voor:

• Het opnemen van meldingen via telefoon en e-mail en deze registreren in het FMIS-systeem.
• De juiste dienstverlener of aannemer inschakelen op basis van bestaande raamovereenkomsten.
• Het opvolgen van meldingen van start tot oplossing, inclusief controle van de uitgevoerde werken.
• Administratieve ondersteuning bieden aan het gebouwenteam, zoals het aanpassen van gebouwinformatie of het inbrengen van keuringen en onderhoudsmeldingen.
• Het bewaken van de naleving van wet- en regelgeving rond gebouwbeheer.
• Het opvolgen van SLA’s (bijvoorbeeld: dringende meldingen moeten binnen 6 uur opgevolgd worden).

Wie zoeken we?

Je bent een klantgerichte en oplossingsgerichte teamspeler die stevig in de schoenen staat. Je kan goed schakelen tussen verschillende taken en behoudt ook onder tijdsdruk het overzicht.

Je beschikt over:

• Minstens een diploma secundair onderwijs (of gelijkwaardig door ervaring).
• Als eerste aanspreekpunt moet de persoon sociaal vaardig en tactvol te zijn in stresserende situaties.
• Beschikt over het vermogen om inspectieverslagen te beoordelen en prioriteiten te stellen voor herstellingen en onderhoud.
• Heeft basiskennis van de configuratie van een FMIS-systeem
• Heeft een goede kennis van Office 365-toepassingen (word, excel, outlook,….)
• Heeft ervaring met het lezen van bouw- en evacuatieplannen.
• Heeft grondige kennis van de werking van de backoffice van een FMIS en is in staat deze te configureren en onderhouden, onder meer door het opstellen en optimaliseren van workflows voor procesbeheer bij het afhandelen van de meldingen en werkbonnen.
• Heeft minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring met een FMIS-systeem waarbij nadruk ligt op afhandelen van meldingen van technische aard binnen een gebouw
• Is administratief onderlegd en werkt gestructureerd en planmatig.
• kennis van de wet op overheidsopdrachten voor opdrachten van beperkte waarde (< 30.000 euro)
• Moet interne en externe contacten/klanten professioneel en klantvriendelijk te woord staan, zowel telefonisch als per e-mail.