Directiesecretaresse M/V (deeltijds)

Functie

Je staat in voor algemene administratieve taken binnen de maatschappelijk zetel van Seniorenzorg Philippus Neri te Sint-Niklaas. Hierbij verzorg je o.a. de telefonie, mail, briefwisseling, dossierbeheer, etc.

Je staat tevens in voor de administratieve ondersteuning van de directie en bestuursleden, agendabeheer, voorbereiden en uitwerking van rapportage, opvolging contracten, organisatie vergaderingen en administratieve ondersteuning van de andere diensten binnen de maatschappelijke zetel.

Jouw profiel

- je beschikt over een bachelordiploma in een administratieve richting

- je bent communicatief en gaat discreet om met vertrouwelijke informatie

- je bent probleemoplossend en analytisch ingesteld

- je bent proactief, nauwkeurig, resultaatgericht en flexibel en durft de nodige verantwoordelijkheid te nemen

- je kan zelfstandig werken in een klein team

- je hebt een vloeiende kennis, zowel schriftelijk als mondeling, van het Nederlands

- goede beheersin van MS Office (Word, Excel, Outlook)

• Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
• Uitvoeringsvoorwaarden van onderhoudscontracten van kantoormateriaal, technische keuringen van voertuigen, ... organiseren en opvolgen
• Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen bestellen
  De leveringen controleren
• Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
• Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
• Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
• Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
• Professionele informatie en reglementering bijwerken
  Documenten archiveren en klasseren
• Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
  Telefonische oproepen en bezoekers filteren

Aanbod

- een zeer afwisselende job, jobtime te bespreken (deeltijdse tewerkstelling in overleg, verschillende tewerkstellingspercentages mogelijk)

- uitdagende verantwoordelijkheden en de ruimte om jezelf te ontplooien

- aantrekkelijke verloning volgens IFIC barema's (maandloon), aangevuld met extralegale voordelen

Solliciteren

Peggy Windey
033393901
directiesecretariaat.sz@gpn.be