Administratief medewerker onthaal en lokalenverhuur

Functie

Werken in een team, mogen groeien en impact hebben op het leren en leven van onze 55 000 leerlingen en cursisten. Daarom kies je voor Stedelijk Onderwijs! Met 6700 collega’s vormen we één groot netwerk van scholen, academies en centra verspreid over de stad.

Wat doe je?

Bij Stedelijk Onderwijs willen we onze scholen maximaal openstellen. Dat doen we door onze gebouwen na de schooluren ter beschikking te stellen van buurtbewoners, verenigingen of bedrijven. Zo nemen onze scholen een echte plek in het sociale weefsel van de stad in.
Voor die lokalenverhuur verzorg jij de vlotte organisatie en de administratieve opvolging. Je bent daarnaast het aanspreekpunt voor gebruikers en scholen.

Je maakt deel uit van het team Onthaal, Facility & Open Infra, een team van 6 collega's en een teamleider.

Je werkt voltijds in ons kantoorgebouw aan de Frankrijklei van maandag tot en met vrijdag met werkuren tussen 8 en 17 uur.

Een concrete inkijk in je taken

• Je werkt voornamelijk backoffice voor de administratieve verwerking van lokalenverhuur en de facturatie naar gebruikers toe.
• Je werkt eveneens op regelmatige basis frontoffice als onthaalmedewerker.
• Je ontvangt bezoekers en medewerkers en verzorgt de mailbox en telefonie.
• Je verwerkt administratief de ingestuurde aanvraagformulieren voor lokalenverhuur.
• Je mailt en belt de aanvragers en de scholen om bijkomende informatie te vergaren.
• Je rapporteert op regelmatige momenten over het gebruik van de schoolgebouwen.

Jouw profiel

• Je hebt een diploma secundair onderwijs.
• Je weet je werk zelfstandig te plannen en volgt zaken op.
• Je werkt nauwgezet en houdt ervan structuur te brengen in zaken
• Je communiceert vlot, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je werkt graag met cijfers en bent niet snel afgeleid.
• Je kunt overweg met de courante MS Office toepassingen en bent voldoende IT vaardig om met nieuwe systemen aan de slag te gaan.
• Je neemt graag verantwoordelijkheid.

• Telefonische oproepen aannemen
  Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
  Een boodschap noteren
• Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren
• De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen
  Bestellingen plaatsen
• Administratieve dossiers samenstellen
  Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren
• Personen onthalen en hun vraag identificeren
• Brieven, tabellen, ... invoeren volgens instructies

Aanbod

Stedelijk Onderwijs is een grote werkgever. We zijn de grootste onderwijsvertrekker in de regio.  Groot zijn heeft zo zijn voordelen: we kunnen leren van elkaar, we hebben diverse functies en jobmogelijkheden, iedereen kan rekenen op bijscholing en ondersteuning. Bij Stedelijk Onderwijs sta je er dus nooit alleen voor. Je werkt altijd in een team. Sterke teams zijn voor onze organisatie cruciaal. Niet alleen omdat je samen méér kan, maar ook omdat samenwerken plezanter en motiverender is.

We organiseren deze selectie voor zowel interne en verruimde mobiliteit en bevordering als externe aanwerving. Dit betekent dat je als externe kandidaat of als contractuele medewerker van Stedelijk Onderwijs of groep Antwerpen voltijds wordt tewerkgesteld (38/38u) bij Stedelijk Onderwijs met een contract van onbepaalde duur. Werkervaring bij een ander openbaar bestuur, of in de privésector die relevant is voor de functie kan meegenomen worden in de bepaling van je loon (loonschaal: C1 - administratief assistent). Voor meer info kan je de online loonsimulator van de Stad Antwerpen (https://loonmotor.tactics.be/loonmotor.php/loonmotor) raadplegen.

Ben je een statutair aangestelde medewerker bij Stedelijk Onderwijs of groep Antwerpen, dan behoud je jouw statuut.

Je kan bij Stedelijk Onderwijs daarnaast genieten van o.a. een goede work-life balance, flexibele werktijden, maaltijdcheques van 8 euro per gewerkte dag, een hospitalisatieverzekering, vakantiegeld en een eindejaarspremie, een functioneringstoelage, een tegemoetkoming in woon-werkverkeer (openbaar vervoer) of een fietsvergoeding en een aanvullend pensioen. Je hebt ongeveer 35 dagen verlof op jaarbasis met de mogelijkheid om nog 8 bijkomende compensatiedagen op te bouwen per jaar.