Office & Operations Manager

Office & Operations Manager

(junior ou senior)

RESPONSABLE DES OPÉRATIONS ET ADMINISTRATION (H/F)

CDD / CDI

Votre Mission : Devenez le pilier opérationnel de notre développement !

En support direct du Fondateur, avec qui vous échangerez quotidiennement, et en interaction avec tous les aspects de l'entreprise, vous assurez la coordination et le suivi rigoureux des activités opérationnelles, administratives et logistiques. Poste varié et passionnant.

Votre rôle polyvalent est central pour fluidifier nos processus, garantir leur fiabilité et contribuer à l'optimisation de notre performance.

Vous deviendrez vite indispensable au bon fonctionnement de l’entreprise, et vous bénéficierez d’évolutions rendues possibles par les projets en cours. 

CONTEXTE DE L'ENTREPRISE

Start-up innovante du secteur de la parapharmacie, cosmétique, spécialisée dans le développement de solutions révolutionnaires et éco-responsables. 

Nous sommes une petite entreprise, dans laquelle le Fondateur, véritable homme orchestre, a une place centrale au sein d’une équipe motivée, et de partenaires opérationnels indispensables. Nous connaissons une phase de structuration et de croissance accélérée suite à un rapprochement stratégique avec un leader français international de la cosmétique.

Cette dynamique ouvre des perspectives d'évolution stimulantes au sein d'une nouvelle entité en cours de construction.

MISSION PRINCIPALE

Nous recherchons notre futur(e) Responsable des Opérations et Administration, véritable bras droit opérationnel du dirigeant.

Vous serez l'interface centrale entre les différentes fonctions de l'entreprise (achats, logistique, réglementaire, commercial, export…) et jouerez un rôle clé à plusieurs niveaux.

L’autonomie, ainsi que vos prises d’initiatives doivent permettre au Fondateur de se reposer rapidement sur vous pour se consacrer pleinement aux nouveaux projets de l’entreprise.

Le poste, très polyvalent et évolutif, requiert une personne rigoureuse, vive d’esprit, curieuse et fiable, désireuse de participer activement au développement d’une structure agile, en pleine expansion.

RESPONSABILITÉS ET ACTIVITÉS

L’ensemble des missions dont vous vous saisirez seront opérationnelles et participeront au bon fonctionnement de l’entreprise. En complément, vous serez force de proposition sur chacune de vos interventions pour optimiser nos processus quotidiens.

1. Support au Développement et Projets Transverses (40%)

• Appui direct au Fondateur sur les sujets prioritaires de gestion, d’organisation et de coordination.
• Participation / contribution à la structuration d’une future entité du groupe
• Dossiers de subventions : constitution et suivi des demandes d'aides régionales (type AWEX, Wallonie) - dossiers pouvant représenter jusqu'à 300K€
• Interface avec les filiales internationales : coordination avec les équipes internes et partenaires à Paris, en Europe, Amérique latine, et Proche et Moyen-Orient
• Support événementiel : préparation des salons professionnels (packaging, in-cosmetics, CPHI), agrégation de données export
• Mise en place de KPI : création de tableaux de bord et rétroplanning pour piloter l'activité
• Organisation logistique : gestion des déplacements professionnels

2. Achats et Négociation Fournisseurs (25%)

• Optimisation des contrats fournisseurs : mise en place de contrats-cadres pour rationaliser les achats
• Suivi des négociations : confirmation écrite des prix négociés, traçabilité et vérification de leur application
• Coordination avec avocats

3. Gestion Administrative et Financière (20%)

• Suivi rigoureux des factures fournisseurs : réception, contrôle systématique des prix négociés, détection et correction des écarts
• Saisie et mise à jour de l'ERP : enregistrement des tarifs négociés, vérification de la conformité des factures
• Interface comptable : consolidation des éléments de facturation et déclarations TVA pour transmission au comptable 
• Contribution à la réflexion sur la gestion des flux financiers et l'optimisation du business plan

4. Logistique et Coordination Opérationnelle (15%)

• Suivi des commandes et expéditions : traçabilité des flux (fournisseurs → production → revendeurs → clients), gestion des exports internationaux
• Résolution de problèmes logistiques : réactivité face aux blocages (documentation manquante, procédures douanières, etc.)
• Élaboration de procédures : documentation des process spécifiques pour sécuriser les opérations

PROFIL RECHERCHÉ

Formation

• Master (IAE, Gestion, Ecole de Commerce, Supply Chain) ou équivalent
• Vous justifiez a minima d'une première expérience réussie de 3 à 10 ans sur un poste polyvalent, à forte dimension administrative et opérationnelle, chef de projet ou coordinateur administratif et logistique, assistant administratif ou de direction et une participation active au développement, idéalement en PME/ETI industrielle.

Compétences Techniques Indispensables

• Maîtrise d'Excel
• Aisance avec les ERP 
• Rigueur comptable et financière (gestion de factures, TVA…)
• Capacité de négociation et d'argumentation commerciale

Qualités Personnelles Essentielles

• Polyvalence et curiosité : capacité à intervenir à différent niveau de l’entreprise.
• Esprit d'analyse et de synthèse : compréhension rapide des enjeux opérationnels et stratégiques.
• Méticuleux(se) : sens du détail et persévérance;
• Autonome : animé par un désir de comprendre les choses
• Excellentes capacités relationnelles : interface avec fournisseurs, avocats, comptables, filiales internationales (capacité à s’adapter à des domaines d’expertise variés).
• Réactivité et gestion des priorités : bonne capacité d’organisation. 
• Force de proposition : proactivité pour optimiser les process.
• Esprit d’initiative et sens pratique : apte à trouver des solutions.
• Sens de la confidentialité et de la loyauté.
• Goût du travail bien fait et sens de la perfection.

Atouts Supplémentaires, idéalement

• Expérience dans l'industrie (cosmétique, parapharmacie, agroalimentaire)
• Connaissance des réglementations export/import
• Anglais professionnel apprécié pour les échanges internationaux

CONDITIONS

• Type de contrat : CDD avec perspective d'évolution en CDI selon évolution des besoins de l’entreprise, mais aussi du profil et des résultats.
• Rémunération : Grille attractive selon profil et expérience + primes sur objectifs
• Évolution : Perspectives d'évolution au sein du groupe dans le cadre du développement de nouvelles entités.
• Environnement : Poste opérationnel au cœur d'une entreprise innovante et en forte croissance, proximité directe avec la direction.
• Lieu : siège de l’entreprise (Belgique - Tournai à 35 min de Lille).
• Prise de poste : dès que possible (idéalement sous 3 à 4 mois).

POURQUOI NOUS REJOINDRE ? / PERSPECTIVES

• Intégrer une entreprise pionnière dans des solutions de soins innovantes
• Bénéficier d'une grande autonomie et d’une intégration dans une équipe dynamique et motivante
• Participer activement à la structuration et la croissance d'une entreprise à l’esprit start-up
• Ce poste offre l’opportunité d’intégrer une entreprise à taille humaine au cœur d’un projet environnemental ambitieux.
• Le candidat retenu pourra, à terme, évoluer vers des fonctions de coordination élargie au sein du groupe ou participer à la création d’une nouvelle entité en développement.

CANDIDATURE

Merci d'adresser votre CV et lettre de motivation en précisant vos prétentions salariales et votre disponibilité.