Medewerker decanaat

Medewerker decanaat & back-up logistieke dienst

(ref. ATP
Laatst aangepast: 21/10/25

Werken op een bruisende campus waar studenten, onderzoekers en collega's elkaar dagelijks kruisen? Hou je van afwisseling, combineer je graag administratieve taken met praktische ondersteuning en zie je jezelf als hét aanspreekpunt op een faculteit? Dan is deze functie iets voor jou.
We zoeken een 4/5de of voltijdse medewerker decanaat die niet alleen administratief sterk staat, maar ook als back-up kan inspringen voor de logistieke dienst. Je wordt zo een spilfiguur in de dagelijkse werking van onze campus.

Functie

Als medewerker decanaat maak je deel uit van het campusteam binnen de faculteit Economie en Bedrijfswetenschappen. Je ondersteunt de decaan, campusdecanen, administratief directeur en campussenbeheerder bij een brede waaier aan taken: van agendabeheer tot het organiseren van activiteiten, van vergaderingen voorbereiden tot bezoekers onthalen.

Daarnaast ben je bereid om, indien nodig, de logistieke dienst mee te ondersteunen — bijvoorbeeld tijdens examenperiodes of drukke momenten. Denk aan het opvolgen van examenkopieën, klaarzetten van vergaderzalen of logistieke ondersteuning bij campusactiviteiten.

Concreet betekent dit onder meer:

• Administratieve en organisatorische ondersteuning bieden aan decaan, campusdecanen en centrale diensten.
• Interne en externe communicatie mee verzorgen
• Fungeren als eerste aanspreekpunt op de campus voor bv. onthaal van bezoekers en leveranciers
• Campusactiviteiten en vergaderingen plannen, coördineren en logistiek ondersteunen.
• Informatie verzamelen, verwerken en databases up-to-date houden.
• Toegang, infrastructuur en bestellingen beheren om de campus vlot te laten draaien.
• Mee instaan voor praktische taken zoals klaarzetten vergaderzalen, opvolging van technische meldingen, postbedeling en inventarisbeheer.
• Back-up voorzien bij dienst logistiek: opvolgen en verwerken van examenkopieën, klaarzetten van drukwerk, informatie bezorgen aan docenten.

Profiel

We zoeken een collega die:

• beschikt over een bachelordiploma of gelijkwaardig is door ervaring;
• administratief sterk, communicatief vaardig en klantgericht is;
• graag meedenkt en initiatief neemt, en goed kan plannen en organiseren;
• vlot met MS Office kan werken (kennis van SAP is een pluspunt);
• goede kennis heeft van Nederlands en Engels;
• flexibel inzetbaar is en zowel zelfstandig als in team goed functioneert.

Een praktische ingesteldheid en zin voor collegialiteit zijn essentieel. Je voelt je thuis in een omgeving waar zowel een strakke planning als een grap aan het koffieapparaat kunnen.

Aanbod

Het betreft een gevarieerde functie op een levendige campus, met veel mogelijkheden tot sociale interactie. Je komt terecht in een stimulerende werkomgeving waar ruimte is voor eigen initiatief. Daarnaast geniet je van tal van KU Leuven-voordelen, zoals een uitgebreid verlofstelsel, fietsvergoeding, opleidingskansen en een sterk sociaal netwerk. We beogen een deeltijdse (80%) of voltijdse functie (100%) van onbepaalde duur.

Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie dan start je in graad 4. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen starten in graad 3.

Interesse?

Voor vragen over de functie kan je terecht bij
De selectiegesprekken gaan (onder voorbehoud van wijziging) door op 24 en 25 november.

Solliciteren voor deze vacature kan tot en met 03/11/2025 via onze online sollicitatietoepassing

KU Leuven wil een inclusieve, respectvolle en sociaal veilige gemeenschap zijn. Wij omarmen diversiteit tussen individuen en groepen als een meerwaarde. Open dialoog en verschillen in perspectief zijn noodzakelijk in een ambitieuze onderzoeks- en onderwijsomgeving. In ons streven naar gelijke kansen erkennen wij de gevolgen van historische ongelijkheden. Wij aanvaarden geen enkele vorm van discriminatie op basis van, onder meer, geslacht, genderidentiteit en -expressie, seksuele oriëntatie, leeftijd, etnische of nationale afkomst, huidskleur, levensbeschouwelijke overtuiging, neurodivergentie, arbeidshandicap, gezondheid, of socio-economische status. Bij vragen over toegankelijkheid of aangeboden ondersteuning helpen we je graag op dit e-mailadres.

Heb je een vraag over de online sollicitatieprocedure? Raadpleeg onze veelgestelde vragen of stuur een e-mail naar

av_timer

Tewerkstellingspercentage: Voltijdse of deeltijdse tewerkstelling mogelijk

location_city

Locatie: Leuven

timer

Solliciteren tot en met:
03/11/2025 23:59 CET

bookmarks

Tags: Financiën en administratie