Tender Desk Specialist

When Power Becomes Smart

Bij Jeco Energies draait alles om slimme totaaloplossingen voor energie en automatisatie. Met drie vestigingen in België (Aartselaar, Herentals, Olen) en een sterk team realiseren we projecten van ontwerp met ons Energy R&D Lab tot onderhoud, inclusief verhuur en 24/7 service. Werken bij ons betekent samenwerken in een innovatieve omgeving waar kwaliteit, veiligheid en groei centraal staan. We investeren in jouw ontwikkeling en bieden ruimte om mee te bouwen aan duurzame oplossingen die impact hebben. Klaar om jouw energie in te zetten voor de toekomst?

Wil jij een sleutelrol spelen in het opzetten van een nieuwe structuur binnen onze organisatie?

Wij zoeken een Tender Desk Specialist die het volledige tender- en bidproces voor industriële elektrische projecten naar een hoger niveau tilt. In deze functie bouw je zorg je voor uniforme processen, kwaliteitsstandaarden en compliance over alle entiteiten heen.

Jouw uitdaging

Als Tender Desk Specialist ben je eindverantwoordelijk voor het volledige tenderproces binnen onze industriële elektrische activiteiten . Je coördineert alle inschrijvingen, bewaakt kwaliteit en timing en ondersteunt onze sales teams bij complexe EPC-projecten. Je werkt in eerste instantie samen met collega’s verspreid over verschillende entiteiten, waarna je een eigen team uitbouwt en kunt doorgroeien naar Tender Desk Manager.

Wat wordt van jou verwacht?

Tender- & Bidmanagement (end-to-end)

• Overzien en coördineren van het volledige tenderproces: van opportunity intake tot en met tijdige en conforme indiening
• Screenen en kwalificeren van tenderprojecten
• Opzetten en bewaken van tenderplanning, deadlines en interne deliverables
• Zorgen voor uniforme werkwijzen, templates en kwaliteitsstandaarden over de 3 entiteiten.

Samenwerking met Sales

• Nauw samenwerken met sales teams bij de commerciële strategie per tender
• Ondersteunen bij positionering, waardepropositie en commerciële voorwaarden
• Fungeren als sparringpartner voor sales in complexe of strategische dossiers
• Zorgen voor duidelijke overdracht van tender naar projectuitvoering bij gunning

Commerciële & Technische Coördinatie

• Coördineren van input van engineering, calculatie en projectteams
• Ondersteunen bij kostenramingen, calculaties en risicoanalyses
• Afstemmen van technische en commerciële uitgangspunten, afwijkingen en voorbehouden
• Bewaken van consistentie tussen technische scope, prijs en contractvoorwaarden

Contract & Compliance

• Samenwerken met Legal en Finance voor:
• NDA’s, contractuele voorwaarden en raamovereenkomsten
• Commerciële en juridische risicoanalyses
• Zorgen voor naleving van interne governance, compliance- en goedkeuringsprocedures

Leveranciers- & Partnerbeheer (tenderfase)

• Coördineren van prijsaanvragen bij leveranciers en onderaannemers
• Onderhandelen over commerciële voorwaarden in samenspraak met sales en aankoop
• Onderhouden en uitbreiden van een relevant leveranciers- en partnernetwerk

Kennis, Structuur & Continuous Improvement

• Beheren en up-to-date houden van de bid library (templates, standaarddocumenten, referenties)
• Harmoniseren van tenderprocessen over de verschillende entiteiten
• Signaleren en implementeren van procesverbeteringen binnen tender management
• Delen van kennis en best practices binnen de organisatie

Technische & Professionele Competenties

• Affiniteit met industriële elektrische installaties (laag-, midden- en eventueel hoogspanning)
• Ervaring met tenderprocessen in een technische/industriële omgeving
• Inzicht in calculaties, koststructuren en commerciële risico’s
• Uitstekende kennis van MS Office, met sterke Excel-vaardigheden
• Ervaring met tenderportalen en documentmanagementsystemen is een plus

Soft skills

• Sterk gestructureerd en administratief nauwkeurig
• Communicatief vaardig en verbindend
• Commercieel ingesteld met onderhandelingsvaardigheden
• Stressbestendig en deadline-gedreven
• Proactief, hands-on en pragmatisch
• In staat om te schakelen tussen verschillende entiteiten en belangen

SHEQ

• Ondersteunen van het kwaliteits-, veiligheids- en milieumanagementsysteem van de organisatie in het proces van continue verbetering.
• Verantwoordelijkheid nemen in het opvolgen van maatregelen die de organisatie neemt op het gebied van kwaliteit, veiligheid en milieu (en andere medewerkers hierin coachen & ondersteunen).

Opleiding en certificaten

• Bachelor of Master in Elektrotechniek, Industriële Elektriciteit of gelijkwaardig door ervaring
• Aantoonbare ervaring in tender-, bid- of proposal management
• Kennis van BA4/BA5 en VCA is een plus

Wat bieden wij jou aan?

• Contract van onbepaalde duur
• Aantrekkelijk loon met extra legale voordelen (bedrijfswagen, MC, hospitalisatieverzekering,...)
• Een sleutelrol binnen een snelgroeiende en toekomstgerichte business
• Veel autonomie en ruimte voor ondernemerschap
• Samenwerking met gedreven specialisten in techniek en business development
• Een omgeving waarin innovatie, duurzaamheid en professionaliteit centraal staan

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.