Management Assistant - Office Manager

Functieomschrijving

Als Management Assistant & Office Manager Vastgoed ben je een centrale schakel binnen het vastgoedteam. Je combineert administratieve verantwoordelijkheid met organisatorische, coördinerende en ondersteunende taken. Je ontzorgt de directie en collega’s, bewaakt het overzicht en zorgt ervoor dat de dagelijkse werking vlot en gestructureerd verloopt.

Je bent daarnaast het eerste aanspreekpunt voor praktische vragen, algemene problemen en basis IT-ondersteuning binnen het team.

Jouw verantwoordelijkheden

Management & Teamondersteuning

• Actieve ondersteuning van de directie in dossiers, planning en opvolging
• Voorbereiden, structureren en opvolgen van dossiers en beslissingen
• Bewaken van deadlines, prioriteiten en overzicht
• Fungeren als interne sparringpartner en rechterhand
• Plannen van poets- en tuinonderhoudsteams

Administratie & Vastgoedbeheer

• Beheer en opvolging van vastgoed- en huurdossiers
• Back-up voor opmaak en opvolging van contracten
• Administratieve ondersteuning bij projecten, verhuringen en opleveringen
• Opvolging van facturatie, kosten, indexaties en documentatie
• Social media posts ontwerpen & inplannen
• Camerabeelden bekijken & evalueren
• Bestellingen plaatsen
• Opleidingen organiseren

Project- & procesondersteuning

• Administratieve en organisatorische ondersteuning van vastgoedprojecten
• Structureren en verbeteren van interne processen en werkwijzen
• Facturatie van werven & onderhoudsteams

Verzekeringen & Nutsvoorzieningen

• Beheer en opvolging van vastgoedverzekeringen
• Aangifte en opvolging van schadegevallen
• Opstart, opvolging en optimalisatie van nutsvoorzieningen (elektriciteit, water, gas, telecom, data)
• Contact met verzekeraars, makelaars en nutsmaatschappijen

Office & IT support

• Eerste aanspreekpunt voor collega’s bij algemene vragen en problemen
• Basis IT-ondersteuning (gebruik software, tools, hardware, contact met IT-partners)
• Coördinatie met externe IT-leveranciers indien nodig
• Zorgen voor een vlotte en professionele kantoorwerking

Jouw profiel

• Je hebt ervaring als management assistant, office manager of senior administratief medewerker
• Ervaring in vastgoed, bouw of projectomgeving is een sterke troef
• Je bent organisatorisch sterk, proactief en oplossingsgericht
• Je voelt je comfortabel in een ondersteunende maar verantwoordelijke rol
• Je werkt zelfstandig en neemt ownership over jouw domeinen
• Je bent communicatief, discreet en stressbestendig
• Je hebt affiniteit met IT en digitale tools (geen technische specialist vereist)

Wat wij bieden

• Een sleutelrol met veel autonomie en vertrouwen
• Nauwe samenwerking met de directie en het team
• Een stabiele en groeiende familiale onderneming
• Marktconform loon volgens PC 323, met extralegale voordelen
• Ruimte om mee te denken, te structureren en te verbeteren
• Een gevarieerde functie met impact op de dagelijkse werking

Mijn basiswaarden:

• integriteit
• daadkracht
• erkenning
• duurzaamheid
• zelfontplooiing