Dossierbeheerder

Functie

Spreekt het je aan om dossiers van a tot z te beheren en zet je graag de puntjes op de i? Heb je ervaring in personeelsbeheer, kom je net van de schoolbanken of overweeg je een carrièreswitch? Als je goesting hebt om je in te werken in de wijze wereld van personeelsbeheer binnen het hoger onderwijs, dan ben je bij ons aan het juiste adres! Heb je zelf al een boeiende job maar heb je een kennis die op zoek is? Bezorg die dan zeker de link naar onze vacature!

Jouw job

Ter vervanging van twee collega’s is het HR-team van HOGENT op zoek naar een nieuwe dossierbeheerder . Ons HR-team bestaat uit 20 collega’s. Samen zetten we ons elke dag in voor een goede HR-dienstverlening voor onze meer dan 2000 medewerkers.

Als dossierbeheerder ben je verantwoordelijk voor een pakket personeelsdossiers van één of meerdere entiteiten binnen HOGENT. Je bent voor de medewerkers van die entiteiten het eerste aanspreekpunt bij vragen over hun personeelsdossier en zorgt voor de administratieve opvolging van hun dossier, van bij de aanwerving tot de uitdiensttreding: input van gegevens in het personeelsbeheersysteem, opmaak aanstelling/contract, invullen van formulieren en opmaak van sociale documenten, registreren van ziektes, opmaken C4’s, …. Ook leidinggevenden kunnen bij jou terecht voor informatie of advies over hun team.

Je vormt een tandem met je collega HR-partner die verantwoordelijk is voor dezelfde entiteit(en). Samen zijn jullie het gezicht van ons HR-team binnen de entiteiten die jullie bedienen. Jullie werken dagelijks samen, stemmen af over de aanpak van dossiers en vullen elkaar aan met jullie expertise. Uiteraard kan je ook rekenen op je collega-dossierbeheerders! Zij leiden je op vanuit hun expertise en staan je met raad en daad bij.

Deadlines zijn eigen aan een job in personeelsadministratie: maandelijks werk je toe naar een correcte loonafsluiting en doorheen het academiejaar organiseer je je op de pieken bij de start van een semester. Een goede werkorganisatie speelt daarbij een grote rol, maar daar helpen we je graag bij. Dat nauwkeurigheid ontzettend belangrijk is in een dergelijke administratieve functie, behoeft weinig uitleg.

We werken binnen onze dienst volop aan administratieve vereenvoudiging en digitalisering . Sinds 1 maart werken we met een nieuw personeelsbeheersysteem. In dat kader liggen nog heel wat uitdagingen op de plank! Je krijgt dan ook volop de kans om mee te werken aan de verdere uitbouw van dit project. We nemen ook andere processen regelmatig onder de loep en kunnen jouw inzichten en hulp daarbij gebruiken.

Jouw profiel

Aan welke voorwaarden voldoe je?

Om in aanmerking te komen voor deze vacature, voldoe je aan onderstaande toelatingsvoorwaarden op het moment van jouw sollicitatie of indiensttreding:

• Je voldoet aan de bepalingen van artikel V. 106 van de Codex Hoger Onderwijs van 20 december 2013, inzake toegang tot de ambten.
• Je bent minstens in het bezit van een diploma van bachelor, of gelijkgeschakeld , of gelijkwaardig .

Waarom ben jij de kandidaat die we zoeken?

• Je wordt enthousiast van deze vacature en staat te springen om je in te werken in de job.
• Servicegericht werken is voor jou een evidentie en geeft je energie.
• Je communiceert vlot en helder.
• Je werkt nauwkeurig en bent sterk in administratie.
• Je werkt proactief, weet van aanpakken en speelt flexibel in op onverwachte omstandigheden.
• Je kan vlot overweg met applicaties en softwaretools. Als dossierbeheerder werk je vooral met ons personeelsbeheersysteem en MS Office-toepassingen (Outlook, Teams, Excel, Word).
• Je bent een echte teamspeler en hecht veel belang aan collegialiteit.

• Loongegevens invoeren (premies, uitkeringen, maandelijkse salarissen, inhoudingen, ...)
  Loonstrookjes controleren
• Documenten voor de opvolging en het beheer van het personeel opmaken en actualiseren (sociale overzichtstabellen, salaristabellen, planning van vakanties, ...)
• Personeel inlichten over sociaal recht en specifieke kenmerken van de organisatie
• Individuele dossiers van werknemers opvolgen en updaten
  De wettelijke aangifte indienen

Aanbod

Een voltijdse statutaire aanstelling in een vacante betrekking, voor onbepaalde duur en met zicht op een vaste benoeming.

Je verloning is op maat van aantoonbare relevante ervaring, aangevuld met klassieke werkmiddelen zoals een laptop, en situeert zich in de klasse B , tussen de salarisschaal B11 (minimum) en de salarisschaal B 22 (maximum). Afhankelijk van het bedrag van je loon en je gezinstoestand, wordt je loon aangevuld met een haard- of standplaatstoelage . Meer info over de salarisschalen vind je hier .

Naast eventuele geldelijke anciënniteit uit de openbare sector kunnen diensten uit de privésector verrekend worden in de geldelijke anciënniteit. Toekenning ervan gebeurt aan de hand van tewerkstellingsattesten en na onderzoek van je dossier.

We bieden daarnaast een internetvergoeding van €20 per maand. Het woon-werkverkeer met het openbaar vervoer is gratis. Als je met de fiets komt, krijg je hiervoor een vergoeding. Kom je met de wagen, dan is er parkeerplaats voorzien. Daarnaast bieden we je 36 vakantiedagen per volledig kalenderjaar voor een voltijdse betrekking, een aantrekkelijk sportaanbod , en een personeelskaart met extra voordelen. Binnen HOGENT is een mogelijkheid om twee dagen per week te telewerken .

Solliciteren

Fien Deseyne
09 243 33 79
fien.deseyne@hogent.be