Administratief medewerker evenementen

Als administratief medewerker evenementen ben je verantwoordelijk voor de administratieve en praktische opvolging van evenementen, uitleenmateriaal en kermissen binnen de gemeente. Je fungeert als spilfiguur tussen aanvragers, gemeentelijke diensten, politie, brandweer en externe partijen. Je zorgt voor een correcte administratieve verwerking van aanvragen, opvolging van logistieke ondersteuning en een vlotte dienstverlening.

Jouw takenpakket

• Verwerken van evenementen (via EagleBe) van aanvraag tot vergunning – communicatie met verschillende partijen (politie, brandweer, aanvrager, gemeentediensten, gemeentebestuur)
• Opmaken van tijdelijke politiereglementen in samenwerking met de politie

Opvolging uitleendienst

• Controleren of aanvraag voldoet aan reglement
• Bevestigingen sturen
• Contactpersoon voor vragen rond ontleningen (telefonisch en per mail)
• Contact met uitleendiensten van buurgemeentes
• Opvolging problemen na ontleningen en inventarisatie

Logistieke ondersteuning

• Aanvragen verwerken en werkbonnen opmaken voor hulp van technische uitleendienst bij evenementen
• Inschuifpanelen – inventaris bijhouden, bevestigen, werkbonnen opmaken

Verantwoordelijke kermissen

• Overzicht kermissen opmaken en op de website plaatsen
• Contact met foorkramers en rol van plaatsmeester op bepaalde kermissen
• Werkbonnen parkeerverbod opmaken – evenementenaanvraag per kermis
• Facturen opmaken aan de hand van het retributiereglement
• Vacatures kermissen opmaken en opvolgen

Verslagen maken van overleg met organisatoren en evenementenoverleg

Back-up zaalverhuur: reservaties verwerken, contact met huurders, extra toebehoren.

Vaardigheden en persoonlijkheid

• Je werkt nauwkeurig en gestructureerd
• Je bent klantgericht en communiceert vlot, mondeling en schriftelijk
• Je kan zelfstandig werken, maar ook goed samenwerken met collega’s en externe partners
• Je hebt een proactieve en oplossingsgerichte houding
• Je bent klantvriendelijk[LP1] , flexibel en stressbestendig
• Je hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel en zin voor kwaliteit.

Daarnaast beschik je over:

• Een diploma secundair onderwijs of gelijkwaardig
• Kennis van basissoftware (Outlook, Word, Excel); kennis van EagleBe is een troef maar niet vereist
• Rijbewijs B.

Je komt terecht in een boeiende voltijdse (38/38) job in contractueel dienstverband van onbepaalde duur volgens verloning op C1-C3. Je salaris wordt aangevuld met extralegale voordelen zoals maaltijdcheques, ecocheques, een hospitalisatieverzekering, vergoeding openbaar vervoer voor woon-/werkverkeer, een fietsvergoeding, mogelijkheid tot fietslease en mogelijkheid tot vorming en bijscholing. Je wordt tewerkgesteld in een stabiele en aangename werkomgeving met aandacht voor persoonlijke groei en ontwikkeling.