Document & Information Lead

Job Purpose:

The Document & Information Lead is responsible for establishing and managing document control processes and systems across major capital projects. This role ensures that all project documentation is accurate, accessible, and compliant with internal standards and regulatory requirements. The position is critical for maintaining data integrity and supporting efficient project execution within the Project Controls framework.

This role will directly report to Head of Project Controls within Global Capital Projects

Key Responsibilities:

Document Management & Governance

• Develop and implement document control procedures aligned with GSK's Project Management Framework (PMF).
• Maintain centralized document repositories for all project-related records.
• Ensure compliance with regulatory, contractual, and quality standards for documentation.
• Manage document workflows including creation, review, approval, distribution, and archiving.
• Control versioning and ensure traceability of all project documents.

Systems & Tools Administration

• Oversee the configuration and administration of document management systems (DMS).
• Ensure integration of document control systems with project controls tools (cost, schedule, risk).
• Provide user training and support for document management platforms

Quality Assurance & Compliance

• Conduct audits and checks to ensure document accuracy and completeness.
• Implement security protocols for sensitive and confidential information.
• Support external audits and regulatory inspections by providing accurate documentation.

Collaboration & Communication

• Interface with project managers, engineering teams, procurement, and contractors to ensure timely document flow.
• Interface with Digital Transformation Lead regarding Document and Information management implementation across GCP
• Act as the primary point of contact for document control queries and issues.
• Prepare reports and dashboards on document status and compliance metrics.

Why you?

Basic Qualifications & Skills:

• Bachelor's degree in a related field.
• 10+ years of experience in Document Controlling, with at least 3 years in a leadership role within the pharmaceutical/life sciences industry or similar industries (Oil & Gas, Power/Energy sector)
• Hands on experience working as Document controller within large EPC projects.
• Expert in one of the Document management tools such as ACC, Aconex, Procore, Agora etc.
• Expert in implementation of SharePoint, SAP Document Management System (DMS), EDMS (Electronic Document Management Systems)
• Expert in Power BI / Excel – for reporting and analytics.
• Strong senior stakeholder management and project reporting capabilities.
• Familiarity with ISO standards for document control.
• Ability to lead a team and manage multiple projects simultaneously.
• Strong attention to detail and data integrity.

Preferred Qualifications & Skills:

Please note the following skills are not necessary, just preferred, if you do not have them, please still apply:

• MSc or other Chartered / Professional Qualification in a relevant discipline
• Good pharma background or working experience from capital projects. Not mandatory.
• Solid knowledge of GSK project process, User requirement management, quality and compliance requirement, site project completion and pre-start processes, and how these impact engineering and design, construction, commissioning, and qualification contracts
• Familiar with the GCP Project Management Framework (PMF), relevant engineering standards and compliance requirement as well as Quality Management Systems
• PMP (Project Management Professional) or CCP (Certified Cost Professional) or PMI-SP (Scheduling Professional) or Lean Six Sigma or similar process improvement credentials

Jeśli masz niepełnosprawność i potrzebujesz wsparcia podczas procesu rekrutacyjnego, będziesz mieć możliwość poinformowania nas, jakiego rodzaju pomocy potrzebujesz, abyśmy mogli odpowiednio się przygotować. Jeśli jesteś osobą niepełnosprawną i wymagasz pomocy w trakcie procesu wyboru, będziesz miał(a) możliwość poinformowania nas o tym, jakiej konkretnie pomocy potrzebujesz, abyśmy mogli wszystko odpowiednio ustalić.

Dlaczego GSK?

Łączymy naukę, technologię i umiejętności, aby razem pokonywać choroby.

GSK to globalna firma biofarmaceutyczna, której celem jest łączenie nauki, technologii i talentów, aby razem pokonywać choroby. Jako odnosząca sukcesy, rozwijająca się firma, w której ludzie mogą realizować swój potencjał, dążymy do pozytywnego wpływu na zdrowie 2,5 miliarda ludzi do końca dekady.

Priorytetem są dla nas innowacyjne rozwiązania w obszarze szczepionek i leków specjalistycznych, które maksymalizują rosnące możliwości w zakresie zapobiegania chorobom i ich leczenia. 

Skupiamy się na czterech obszarach terapeutycznych: układzie oddechowym, immunologii; onkologii; HIV; oraz chorobach zakaźnych – aby wpływać na zdrowie na dużą skalę.

Ludzie i pacjenci na całym świecie polegają na lekach i szczepionkach, które produkujemy, dlatego zobowiązujemy się do tworzenia środowiska, w którym nasi pracownicy mogą się rozwijać i koncentrować na tym, co najważniejsze. Nasza kultura bycia ambitnym dla pacjentów, odpowiedzialnym za wpływ i postępowania właściwie jest fundamentem, na którym wspólnie dostarczamy rezultaty dla pacjentów, akcjonariuszy i naszych pracowników.

Naszym celem jest bycie jedną z najbardziej innowacyjnych, najlepiej działających i zaufanych firm z branży opieki zdrowotnej na świecie. Wierzymy, że wszyscy wnosimy coś wyjątkowego do GSK i kiedy łączymy naszą wiedzę, doświadczenia i styl, wpływ, jaki mamy na świat jest niesamowity. Dołącz do naszej przygody w GSK, gdzie zainspirujemy Cię do wykonywania najlepszej pracy dla naszych pacjentów i klientów. Miejsce, w którym możesz być sobą, czuć się dobrze i się rozwijać.

Ważna informacja dla biur/agencji pośrednictwa pracy

GSK nie akceptuje poleceń pracowników od biur i/lub agencji pośrednictwa pracy w odniesieniu do ofert pracy zamieszczonych na tej stronie. Wszystkie biura/agencje pośrednictwa pracy są zobowiązane do skontaktowania się z działem handlowym i ogólnym/kadr GSK w celu uzyskania wcześniejszej pisemnej zgody przed poleceniem kandydatów firmie GSK. Uzyskanie uprzedniej pisemnej zgody jest nadrzędne w stosunku do jakiejkolwiek umowy (ustnej lub pisemnej) między biurem/agencją pośrednictwa pracy a GSK. W przypadku braku takowego pisemnego upoważnienia wszelkie działania podejmowane przez biuro/agencję pośrednictwa pracy będą uważane za wykonane bez zgody lub umownego porozumienia ze strony GSK. GSK nie ponosi zatem odpowiedzialności za jakiekolwiek opłaty wynikające z takich działań lub wynikające z polecenia danej osoby przez biura/agencje pośrednictwa pracy w odniesieniu do ofert pracy zamieszczonych na tej stronie.