Dynamische Office Assistant (M/V) kantoren Gent

Functie

Verantwoordelijk voor onthaal en administratie

De uitdaging

· Professioneel en vriendelijk onthaal aan de receptie

· Aannemen en verwerken van telefoons

· Ontvangen en begeleiden van bezoekers naar meetingrooms

· Beheer kantoormateriaal

· Algemene netheid en orde van de meetingrooms

· E-mails en correspondentie beheren

· Allround administratieve ondersteuning

· Je neemt ook zelf initiatieven en denkt mee hoe de administratieve flow op de meest efficiënte manier kan gerund worden

Jouw profiel

Jouw profiel

· Je hebt een eerste werkervaring in een onthaalfunctie .

· Nauwkeurig, efficiënt en discreet kunnen werken

· Je bent representatief, people minded en voldoende assertief

· Gedreven, stressbestendig en hebt een positieve ingesteldheid

· Je bent Nederlandstalig met een goede kennis Frans en Engels

· Een administratieve duizendpoot en die communicatief zeer sterk is en snel kan schakelen

· Je kan zowel in team als volledig zelfstandig werken en draagt discretie hoog in het vaandel.

• Kopiëren, klasseren, intikken, lay-out verzorgen, ... van documenten
• Telefonische oproepen aannemen
  Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
  Een boodschap noteren
• Personen onthalen en hun vraag identificeren
• Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren
• Gegevens op computer raadplegen, invoeren of bijwerken (aanmaken van badges, inschrijving in registers, rapporten van telefonische oproepen, ...)
• De toegang en verplaatsingen van personen binnen de organisatie, sites en lokalen controleren
• Personen informeren en doorverwijzen of begeleiden naar de gevraagde gesprekspartner, dienst of plaats
• Aanplakborden, informatie en bedrijfspubliciteit voor bezoekers actueel houden

Aanbod

· Je komt terecht in een internationale, snel evoluerende en succesvolle onderneming.

· Er is een dynamische werksfeer met ruimte voor initiatief en autonomie.

· In ruil voor je inzet kan je rekenen op een aantrekkelijk verloningspakket op maat van jouw profiel en ervaring.

Solliciteren

Wynant Kathy
092777777
jobs@ghelamco.com