Dossierbeheerder voor de dienst bevolking (niveau B)

Functie

Missie

Als dossierbeheerder ben ik verantwoordelijk voor zaken die betrekking hebben op mijn vakgebied, met inachtneming van de wetgeving, de geldende procedures en de richtlijnen van de hiërarchie. Ik doe een beroep op de middelen van mijn interne en/of externe netwerk en werk in synergie met hen. Deze functie vereist het vermogen om te luisteren, te begrijpen en uit te leggen. Ik moet ook burgers ontvangen om hun verzoeken te behandelen en hen zo goed mogelijk te informeren. Als oplossingsgericht persoon ben ik in staat om een gespannen situatie te kalmeren en vastberaden te blijven ondanks de obstakels. Ik heb ook de nodige vaardigheden om regelgevende teksten te begrijpen met betrekking tot het verblijfsrecht, de afgifte van identiteitsdocumenten, bevolkingsregisters, enz. Dit alles in een team van 8 personen.

Taken

• Behoeften, aanvragen en gegevens onderzoeken
• Bij de hiërarchie verslag uitbrengen over de vordering van dossiers
• Dossiers opstellen, aanmaken en opvolgen met inachtneming van de termijnen
• Een intern en/of extern netwerk uitbouwen
• Een hulpbron zijn voor de afdeling bij afwezigheid van de verantwoordelijke (te nemen beslissingen, de echtheid van documenten controleren, enz.)
• Informaties opzoeken/actualiseren
• Informeren, adviseren, adviezen geven en dus ook hun kennis bijhouden over procedurele, wetgevende en regelgevende zaken
• Het loket indien nodig kunnen beheren (burgers ontvangen, informeren en verzoeken afhandelen)
• Opstellen van documenten en rapporten, opstellen van lijsten en statistieken
• Vergaderingen voorbereiden en organiseren
• Voorstellen formuleren om de procedures te verbeteren
• Eigen kennis bijwerken rond procedurele, regelgevende en wetgevende zaken

Jouw profiel

Diploma: In het bezit zijn van een Bachelor diploma.

Competenties

• Een heel goede kennis hebben van de tweede landstaal
• Goede informaticakennis bezitten (Excel, Outlook, PDF creator, Word)
• Stressbestendig zijn
• Analyseren
• Communicatief sterk zijn
• Assertief zijn
• Een netwerk uitbouwen
• Eigen werk kunnen structureren
• Handelen met integriteit en professionalisme
• Resultaat gericht werken
• Samenwerken
• Zich kunnen aanpassen

• Administratieve dossiers samenstellen
  Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren
• Personen onthalen en hun vraag identificeren
• Telefonische oproepen aannemen
  Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
  Een boodschap noteren
• De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen
  Bestellingen plaatsen
• Documenten coderen, klasseren en archiveren

Aanbod

Indiensttreding: Onmiddelijk – Contract van onbepaalde duur.

Voordelen

Maaltijdcheques van 8,00€/werkdag, MIVB abonnement, hospitalisatieverzekering, fiets premie, voetgangerspremie, bedrijfsparking, evenwicht privéleven/professioneel leven, mogelijkheid om 2 dagen/week maximum te telewerken, 36 jaarlijkse vakantiedagen naar rato van het uurrooster, aanvullende pensioenverzekering ten laste van de werkgever voor het contractueel personeel, kortingen op Touroperators.

Solliciteren

Hilal AYRANCI
02/247 62 22
hayranci@evere.brussels