MEDEWERKER VRIJWILLIGERSCOÖRDINATIE

Functie

Als ‘Medewerker Vrijwilligerscoördinatie’ sta je in voor de samenstelling, planning, begeleiding en coaching van de vrijwilligerteams van Film Fest Gent 2024. Hiervoor word je aangestuurd door en rapporteer je aan de verantwoordelijke voor de vrijwilligerswerking

• Als vrijwilligerscoördinator verzorg je de werving, opleiding, coördinatie en ondersteuning van 12 locatieverantwoordelijken die in teams instaan voor het vlotte verloop van de filmvertoningen op de festivallocaties (Kinepolis, Sphinx, Studio Skoop of Vooruit/KASK). De locatieverantwoordelijken zorgen voor de opvolging van de planning van de screenings, het onthaal en de ticketcontrole van het publiek en het briefen en begeleiden van publieksvrijwilligers. Ze staan ook in voor de ticketverkoop op de festivallocaties, waarvoor ze worden opgeleid en begeleid door team ticketing.

• Je stuurt een team van Vliegende vrijwilligers aan die het FFG-team ondersteunen in de productie, promotie of publieksbegeleiding voor en tijdens het festival.

• Je bent verantwoordelijk voor de werving, opleiding, planning en ondersteuning van de publieksvrijwilligers die instaan voor de ticketcontrole en het onthaal van bezoekers op de locaties en in het press & industry office. Daarnaast zorg je ook voor barvrijwilligers voor het Film Fest Café.

• Je bent verantwoordelijk voor de opmaak van de planning van alle shiften en de verdeling van de shiften via het planningssysteem (software Fiona)

• Je verzorgt de communicatie naar vrijwilligers over afspraken en de organisatie van ontmoetingsmomenten

• Je staat in voor de vrijwilligersadministratie: de opmaak van de contracten, de rapportering van de gewerkte dagen en uren, …

• Je draagt bij tot de evaluatie van de werking en de vrijwilligers, in functie van het optimaliseren van de aanpak voor de volgende edities

Jouw profiel

• Je hebt minstens 3 jaar ervaring in het leiden en motiveren van een team van vrijwilligers.

• Je bent een goede coach, functioneert goed in teamverband en beschikt over een goede dosis mensenkennis

• Je hebt zin voor initiatief en durft daadkrachtig in te grijpen indien nodig.

• Je kan goed plannen en werkt hierin administratief heel nauwkeurig en gestructureerd

• Je kan goed communiceren via telefoon en e-mail in Nederlands (B1/B2)

• Je kan je flexibel opstellen en goed functioneren in stressvolle situaties

• Je woont bij voorkeur in of rond Gent.

• De activiteiten van een team coördineren
• Een dienst of een organisatie leiden
• Acties uitvoeren ter ondersteuning van het personeelsbeheer (aanwerving, opleiding, ...)
• Vrijwilligers ondersteunen
• Opleidingsacties binnen de organisatie realiseren

Aanbod

• Een boeiende werkervaring binnen een internationale festivalcontext

• Een overeenkomst van bepaalde duur: halftijds in augustus 2024 en voltijds in september en oktober 2024.

• Terugbetaling openbaar vervoer of fietsvergoeding

Solliciteren

Lien Puttemans
0498402061
lien@filmfestival.be