MEDEWERKER PARTNERSHIPS & HOSPITALITY EVENTS

Functie

Als ‘Medewerker partnerships & hospitality events’ sta je in voor de administratieve en praktische opvolging van partnerships en de organisatie van hospitality events tijdens het filmfestival. Hiervoor word je aangestuurd door en rapporteer je aan de 'Coördinator Partnerships, Hospitality en Productie’. Voor de uitvoering van de taken stuur je één stagiair of vrijwilliger aan die het team ondersteunt.

• Je zorgt voor een correcte voorbereiding, opvolging en administratie van de afspraken met partners en business klanten. Je volgt dit o.a. op in een CRM systeem. Hiervoor krijg je een opleiding;

• Je verzorgt de administratieve afhandeling en praktische opvolging van de visibiliteit voor partners in drukwerk, spots en pancartes

• Je bent verantwoordelijk voor de praktische opvolging van het uitsturen van tickets naar partners en business genodigden via Ticketmatic (ticketsysteem). Hiervoor krijg je een opleiding.

• Je ondersteunt de coördinator in de prospectie en verkoop van hospitality events;

• Je zorgt voor een nauwkeurige opvolging van de facturatie van de verkoop van hospitality events;

• Je bent verantwoordelijk voor een nauwkeurige opvolging van de eventplanning voor partner- en businessevents en integreert dit in de algemene dagplanning van Film Fest Gent;

• Je ondersteunt de coördinator in de planning voor catering en communiceert zorgvuldig met de festivalcateraar.

• Je rolt de planning uit voor de publieksbegeleiders voor de partner- en businessevents;

• Je brieft en coördineert de publieksbegeleiders tijdens de hospitality events en bent hun contactpersoon bij problemen. Je helpt hen bij een vlotte uitvoering van de publieksbegeleiding;

• Je staat in voor een professioneel onthaal van de partner en business genodigden op het festival;

• Je stuurt één stagiair of vrijwilliger aan die het hospitality team ondersteunt;

• Je zorgt voor een algemene vlotte samenwerking met alle partners op vlak van partnerships en hospitality events.

Jouw profiel

Diverse teams zijn sterke teams. FFG ijvert voor gelijke kansen en diversiteit en zet in op kennis, ervaring en motivatie ongeacht geslacht en herkomst.

• Je hebt minstens 3 jaar ervaring in eventmanagement, communicatie en marketing of soortgelijke functie.

• Je bent sterk in plannen en organiseren

• Je hebt een klantvriendelijke en probleemoplossende houding

• Je kan foutloos communiceren via telefoon en e-mail in Nederlands (niveau C1, C2) en Engels (B1/B2)

• Je werkt administratief nauwkeurig en gestructureerd

• Je kan je flexibel opstellen en goed functioneren in stressvolle situaties

• Je hebt sterke digitale skills: je bent vlot in het leren en gebruiken van een nieuwe software (ticketsysteem en CRM)

• Je bent proactief en kan zowel autonoom als in team werken

• Je bent geboeid door de wereld van film en cultuur

• De administratieve stappen voor het evenement uitvoeren (formaliteiten, toestemmingen, ...)
• De logistiek van het evenement organiseren en de betrokken leveranciers en dienstverleners coördineren
• Het werk van leveranciers of dienstverleners controleren
• De behoeften van de klant identificeren en naargelang de verwachtingen adviseren
• Een netwerk van partners, leveranciers en dienstverleners opbouwen en onderhouden
• De realisatie van een evenement plannen, de animatie en het verloop uitwerken

Aanbod

Diverse teams zijn sterke teams. FFG ijvert voor gelijke kansen en diversiteit en zet in op kennis, ervaring en motivatie ongeacht geslacht en herkomst.

• Je hebt minstens 3 jaar ervaring in eventmanagement, communicatie en marketing of soortgelijke functie.

• Je bent sterk in plannen en organiseren

• Je hebt een klantvriendelijke en probleemoplossende houding

• Je kan foutloos communiceren via telefoon en e-mail in Nederlands (niveau C1, C2) en Engels (B1/B2)

• Je werkt administratief nauwkeurig en gestructureerd

• Je kan je flexibel opstellen en goed functioneren in stressvolle situaties

• Je hebt sterke digitale skills: je bent vlot in het leren en gebruiken van een nieuwe software (ticketsysteem en CRM)

• Je bent proactief en kan zowel autonoom als in team werken

• Je bent geboeid door de wereld van film en cultuur

Solliciteren

Jessica Bonte
092428060
jessica@filmfestival.be