Directieassistent(e)- vzw Aartsbisdom Mechelen-Brussel

Functietitel Directieassistent(e)

Organisatie vzw Aartsbisdom Mechelen-Brussel 

Activiteitendomein De vzw Aartsbisdom Mechelen-Brussel is de juridische en administratieve structuur achter het kerkelijke aartsbisdom Mechelen-Brussel. Ze ondersteunt de religieuze en pastorale werking van het aartsbisdom via een breed scala aan activiteiten. Het vicariaat Vlaams-Brabant en Mechelen – onderdeel van het aartsbisdom Mechelen-Brussel – kiest voor een solidaire samenleving en draagt maatschappelijk kwetsbare groepen een warm hart toe. Meer info vind je terug op  

Functiebeschrijving

Wij zoeken een discrete, nauwkeurige en proactieve directieassistente die de leidinggevenden van de dienst Patrimoniumbeheer, de dienst IT & Wollemarkt en het Vicariaat HR ondersteunt. Je bent het eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten, organiseert agenda's en vergaderingen, verwerkt administratieve dossiers en brengt rust en structuur in een dynamische werkomgeving.
Belangrijkste taken:
• Dagelijks beheer van meerdere agenda's en planning van vergaderingen.
• Eerste lijn communicatie: telefoon, e-mail en bezoekersontvangst.
• Documentbeheer, archivering en digitalisering (SharePoint/OneDrive).
• Verwerking en opvolging van eenvoudige facturen en aankoopaanvragen (in samenwerking met verantwoordelijken).
• Voorbereiden van vergaderingen: agenda, notulen en opvolging van actiepunten.
• Ondersteuning bij onboarding, personeelsdossiers en HR-administratie.
• Coördinatie van IT-aanvragen en ondersteuning bij inkooptrajecten voor IT & Wollemarkt.
• Opstellen van presentaties en rapporten (Word, Excel, PowerPoint)

Profiel

• Minimaal secundair diploma; bij voorkeur opleiding secretariaat/administratie of gelijkwaardige ervaring.
• Min. 2 jaar ervaring in een vergelijkbare ondersteunende functie (idealiter in een organisatie met meerdere leidinggevenden).
• Zeer goede kennis van Nederlands en Frans (mondeling en schriftelijk). Goede kennis Engels is een plus.
• Gevorderde vaardigheden in Office (Word, Excel, PowerPoint), ervaring met agendaen mailboxbeheer, en basiskennis SharePoint.
• Discreet, betrouwbaar, proactief en stressbestendig.
• Sterke communicatieve en organisatorische vaardigheden; goede teamspeler

Plaats van tewerkstelling Vicariaat Vlaams-Brabant en Mechelen , Frederik de Merodestraat 18, 2800 MECHELEN 

Werkregime voltijds 

Duur van de opdracht onbepaalde duur

Verwachte startdatum zo snel mogelijk

Selectieprocedure Bezorg ons uw CV en motivatiebrief ten laatste op 12 februari. 

Voor meer informatie over deze functie kan je terecht bij Derek de Wilde,Gedelegeerd Bestuurder & Vicariaat voor het Tijdelijke, Aartsbisdom Mechelen-Brussel ) 

Wacht niet tot het laatste moment om te solliciteren. Sommige organisaties sluiten hun vacatures vroegtijdig af.