Directieassistent

Als directie-assistent ben je een spilfiguur binnen onze organisatie. Je ondersteunt het directieteam op proactieve en efficiënte wijze en hebt een scherp inzicht in prioriteiten en processen.

Je bent onder meer verantwoordelijk voor:

· Het voorbereiden, notuleren en opvolgen van
vergaderingen

, inclusief de opmaak van een
vergaderkalender

;

· Het beheer van
agenda's

en het opvolgen van
afspraken

;

· De administratieve opvolging van
dossiers

, waaronder bouwdossiers en verzekeringsdossiers;

· De
fondsenwerving

Hierin neem je de PR-rol op;

· Het verwerken van inkomende en uitgaande
briefwisseling

en het opvolgen van het
mailverkeer

;

· Het
organiseren

van een efficiënt klassement en administratieve organisatie;

· Het
coördineren

van het attentiebeleid voor medewerkers;

· Het
voorbereiden

van PowerPointpresentaties en andere documenten.

Naast bovenstaande taken neem je ook het luik
informatieveiligheid
op. Je fungeert hierbij als interne medewerker informatieveiligheid en werkt nauw samen met de externe Data Protection Officer (DPO) van Netwerk Hiëronymus. Terwijl de DPO een onafhankelijke en toezichthoudende rol vervult, heb jij een praktische en ondersteunende opdracht binnen de organisatie.

Concreet betekent dit dat je:

· Als eerste
aanspreekpunt

fungeert voor medewerkers bij vragen rond informatieveiligheid en privacy;

· Overzicht houdt op de
toegangsrechten

tot persoonsgegevens;

· De
interne documentatie

en beleidsdossiers voorbereidt ter ondersteuning van de DPO;

· Interne
controles

, checklists en audits uitvoert;

· Meewerkt aan het
signaleren

van risico's en het uitwerken van verbeteracties;

· Opleidingen en
sensibiliseringsacties

organiseert in samenwerking met de DPO om medewerkers bewust te maken van privacy en gegevensbescherming;

· Instaat voor de opmaak en
opvolging

van het verwerkingsregister (opsomming van alle processen waarin persoonsgegevens betrokken zijn), het datalekkenregister en de verwerkingsovereenkomsten met de leveranciers;

· Zorgt voor de praktische
implementatie

van maatregelen en opvolging van afspraken;

· De
rapportering

naar directie en externe DPO ondersteunt.

· Participeert aan het
maandelijks overleg

Team informatieveiligheid van de groep Hiëronymus;

· 
Procedures

opmaakt die voortvloeien uit informatieveiligheidsbeleid;

· Nauw
samenwerkt

met collega's zoals stafmedewerker kwaliteit, stafmedewerker communicatie en IT-medewerker.