Persoonlijke assistent & Office manager

Dyls is op zoek naar een gedreven allround professional die het management steun kan bieden op administratief en organisatorisch vlak. Je combineert binnen deze job de taken van een Personal Assistant en Office Manager. Hierdoor kan het management zich voluit op haar inhoudelijk werk smijten.

Binnen deze veelzijdige functie voer je volgende taken uit:

Functie

PA :

• Je ondersteunt de leidinggevenden met dagelijkse taken (je functioneert als rechterhand van de zaakvoerders)
• Je staat in voor het agendabeheer en het coördineren van afspraken
• Organiseren van vergaderingen en voorbereiden
• Je voert persoonlijke taken uit voor het management
• Je organiseert evenementen
• Je vormt de schakel tussen het management collega’s, klanten of partners
• Je bent verantwoordelijk voor het boeken van vluchten, hotels, transport, enz…
• Je staat in voor het algemene dossierbeheer, inclusief het archiveren en bijhouden van documenten

HR :

• organiseert evenementen, bijeenkomsten en teamactiviteiten
• je organiseert de jaarlijkse functioneringsgesprekken
• Je maakt een eerste filtering van binnengekomen CV’s
• vormt de schakel tussen het management en de collega’s op HR vlak
• nieuwe medewerkers ontvangen en onboarden
• beheer van de verlofkalender

Office management :

• staat mee in voor het beheer van het gebouw/kantoor, aansturen van de poetsploeg
• Je ondersteunt de algemene organisatie
• Je bent verantwoordelijk voor offerteaanvragen aangaande kantoorbenodigdheden
• Je zoekt mee naar nieuwe systemen waardoor het bedrijf optimaal kan functioneren
• je bent het eerste aanspreekpunt voor IT-vragen
• Je schakelt tussen verschillende IT-partners om technische vraagstukken op te lossen
• Je volgt het IT-gebeuren mee op en werkt mee aan digitalisatieprojecten en procesverbetering
• Je geeft juridische ondersteuning aan de bedrijfsjurist en het management, zoals het opstellen van het ontwerp van juridische documenten, het verrichten van opzoekingen,...

Profiel

• Je bent behulpzaam en hebt een hands-on mentaliteit
• Je bent nauwkeurig en werkt efficiënt
• Je bent sterk in plannen en organiseren, je kan snel schakelen
• Je hebt kennis van het Microsoft-pakket: Excel, Word, Outlook
• Je bent sociaalvaardig en communicatief sterk
• Je bent stressbestendig
• Je bent taalvaardig: Nederlands, Engels, Frans
• Je neemt initiatief en denkt oplossingsgericht
• Je hebt het vermogen om discreet en vertrouwelijk te zijn
• Je hebt ervaring als Personal Assistant of in een vergelijkbare ondersteunende functie
• Pluspunt: je bent technisch aangelegd en hebt een basis juridische kennis

Aanbod

Je komt terecht in een dynamisch en groeiend familiebedrijf, waarbinnen je de vrijheid krijgt om zelfstandig te werken en verantwoordelijkheden op te nemen. Bij Dyls is een open communicatie mogelijk en heerst er een collegiale sfeer. Wij bieden een attractief salaris met extralegale voordelen in overeenstemming met jouw ervaring.

Solliciteer snel via hr@dyls.be en wie weet word jij binnenkort wel onze nieuwe collega.