Administratief medewerker

Functie

Voor het COS Gent zijn we op zoek naar een administratief medewerker om ons secretariaatsteam te versterken.

• Je onthaalt op vriendelijke en accurate wijze de mensen die zich aanmelden
• Je zorgt voor het telefonisch onthaal, je maakt ouders wegwijs in de intakeprocedure en je beantwoordt allerlei vragen of geeft ze door aan collega's
• Je typt de verslagen uit die de diagnostici op een dictafoon hebben ingesproken, je zorgt voor de verbetering ervan en je verzendt ze naar diverse bestemmelingen
• Je helpt mee in het organiseren en plannen van onderzoeken
• Je voert andere administratieve taken uit zoals archiveren, kopiëren, inscannen van documenten
• Je registreert diverse stappen van de workflow in een computerprogramma

Jouw profiel

• Je typt blind, snel en zorgvuldig
• Je bent nauwgezet in de afwerking en het versturen van verslagen
• Je bent een dynamisch persoon met sterke interesse en ervaring in administratief werk
• Je bent een organisatietalent en beschikt over oplossingsgerichte vaardigheden
• Je kan vlot werken met de PC en Microsoft office programma's (Word, Excel, Outlook, Access, ...)
• Je hebt zin voor collegiale en multidisciplinaire samenwerking

• Kopieerwerk verrichten
• Personen onthalen en hun vraag identificeren
• Brieven, tabellen, ... invoeren volgens instructies
• Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren
• Documenten coderen, klasseren en archiveren
• De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen
  Bestellingen plaatsen
• Telefonische oproepen aannemen
  Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
  Een boodschap noteren
• Administratieve dossiers samenstellen
  Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren

Aanbod

- jobaanbod: combinatie van een contract onbepaalde duur (7/38) en bepaalde duur (tot eind 2024)

- samenwerking met dynamische en deskundige teamleden in een aangename en collegiale werksfeer

- loon op basis van het barema A2 (administratief personeel klasse 2) van het Agentschap Opgroeien, met overname anciënniteit binnen de opdracht

- aantrekkelijk verlofpakket door extra verlof op basis van leeftijd + vakantie tussen kerst en nieuwjaar

Solliciteren

Eveline Rondelez
09/332 57 44
evelinerondelez.cosgent@uzgent.be