Administratief medewerker

Functie

Functieomschrijving: Als secretariaatsmedewerker ben je een onmisbare schakel in ons team. Je zorgt voor de organisatie van het kantoor, beheert de agenda's, bereidt vergaderingen voor en bent het eerste aanspreekpunt voor onze cliënten.

Taken en verantwoordelijkheden:

• Beheer van inkomende en uitgaande communicatie (telefoon, e-mail).
• Agendabeheer voor de medewerkers, inclusief het plannen van afspraken en vergaderingen.
• Ontvangst en registratie van bezoekers.
• Voorbereiding en opvolging van documenten en dossiers.
• Algemene administratieve ondersteuning zoals het bijhouden van voorraden en bestellingen van kantoorbenodigdheden.
• Assistentie bij de voorbereiding van presentaties en rapporten.
• Adhoc - Niet-Boekhoudkundige en niet specifieke fiscale admninistratieve taken.

Jouw profiel

Je profiel

Je werkt zelfstandig, nauwkeurig en hebt een hands-on mentaliteit.

Je hebt ervaring opgedaan in administratie, ervaring met financiële administratie is een grote plus!

Je hebt een verzorgd voorkomen en kan je vlot en professioneel uitdrukken in het Nederlands.

Je bent digitaal sterk en werkt graag met Excel (gegevensinput) en bedrijfseigen software systemen.

Je bent geëngangeerd

• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
• Personeelsdossiers administratief opvolgen
  Aanwervingen en opleidingen logistiek organiseren
• Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
• Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
• Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
  Telefonische oproepen en bezoekers filteren
• Professionele informatie en reglementering bijwerken
  Documenten archiveren en klasseren
• Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
• Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
• Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
• Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
• Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren

Aanbod

Wat bieden wij jou?

Je komt terecht in een familiaal boekhoudkantoor in Gent en kan rekenen op volgende voordelen:

• Snelle opstart, optie vast.
• Tewerkstelling in daguren (maandag tem vrijdag, tussen 8u en 17u).
• Voltijdse tewerkstelling of min 3/5e mogelijk.
• Een functie die onthaal en administratie combineert.
• De kans om boekhoudkundige ervaring op te doen en bij te leren van ervaren collega's.
• Begeleiding bij opstart.
• Bespreekbare verloning.
• De kans om ervaring op te doen met boekhoudkundige software pakketten.

Solliciteren

Lauret
0468354946
Jordy.lauret@balan-z.be