PARALEGAL / LEGAL OFFICE MANAGER

Functie

Als legal office manager ben je verantwoordelijk voor het uitvoeren van diverse taken ter ondersteuning van de advocaten. Zo ben je verantwoordelijk voor onder meer:

• het gastvrij onthaal van cliënten op consultaties,
• het behandelen van telefoons en het beheren van juridische dossiers,
• het opvolgen van actuele rechtspraak, rechtsleer en wijzigingen in wetgeving
• het opstellen en beheren van modellen (zoals bijvoorbeeld het opstellen van standaard verzoekschriften, overeenkomsten,…)
• het opmaken van juridische procedurestukken (zoals stukkenbundels en verzoekschriften), adviesnota’s…
• het contact met de griffie van de rechtbanken,
• …

Bovendien sta je in voor het kantoormanagement. Dit impliceert onder meer:

• Het beheren van de agenda’s van de advocaten waarbij onder andere consultaties en zittingen worden ingepland,
• Het onderhouden van de kantoorwebsite en de sociale media-accounts, …

Jouw profiel

• je hebt een professionele bachelor bedrijfsmanagement - rechtspraktijk of je beschikt over gelijkwaardige ervaring
• je hebt kennis van juridische terminologie en processen
• je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk
• je bent organisatorisch sterk, je hebt het vermogen om meerdere taken tegelijkertijd op te volgen en je bent stressbestendig
• je kan vlot overweg met Microsoft Office en bent bereid nieuwe software (ons kantoor werkt met Kleos Kluwer) aan te leren
• je bekijkt elke casus met een open en gemotiveerde blik, vanuit verschillende perspectieven
• ervaring in een advocatenkantoor is een bonus
• je hebt een uitstekende kennis van het Nederlands. Een goede kennis van Frans of Engels is een pluspunt

• Professionele informatie en reglementering bijwerken
  Documenten archiveren en klasseren
• Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
  Telefonische oproepen en bezoekers filteren
• Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
• Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
• Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
• De activiteiten van een team coördineren
• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
• Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen bestellen
  De leveringen controleren
• Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
• Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren

Aanbod

Een voltijds contract van onbepaalde duur met een aantrekkelijke verloning inclusief maaltijdcheques en eindejaarspremie. Ons kantoor ijvert voor een gezonde work-life balance door flexibele werkuren binnen een 38-uren werkweek bespreekbaar te maken. Ons kantoor biedt bovendien 3 extra vakantiedagen per jaar aan.

Bovendien krijg je een grote verantwoordelijkheid in het kantoor-management met ruimte om zelf initiatief te nemen en hands on voorstellen te doen om zo mee te bouwen aan de verdere groei van het kantoor.

Ons kantoor organiseert op geregelde basis afterworks om de dynamiek en het groepsgevoel te versterken. Er wordt bij ons ruimte en tijd vrijgemaakt om vragen te stellen en van elkaar bij te leren waardoor je volop de kans krijgt om te groeien naar de beste versie van jezelf.

Je komt terecht in een dynamisch team actief in het familierecht met enthousiaste collega’s die je met open armen zullen ontvangen. Ons kantoor ligt in het hartje van Gent (Citadelpark) met een gemakkelijke bereikbaarheid.

Solliciteren

Kris Wellekens
09 336 50 30
Kris@advocaat-bemiddelaar.gent