Personal Assistant to ExCo

Over de Rol

Als Personal Assistant van het Executive Committee fungeer je als strategische rechterhand voor het senior leiderschap binnen de Benelux-organisatie. Je zorgt voor naadloze uitvoerende operaties, gestructureerde prioritering en optimaal tijdbeheer, zodat ExCo-leden zich volledig kunnen concentreren op strategische bedrijfsdoelstellingen. Deze rol vereist maturiteit, vooruitziendheid en absolute discretie. Je anticipeert op behoeften voordat ze zich voordoen, denkt enkele stappen vooruit en opereert met precisie in een snel veranderende uitvoerende omgeving. Vlekkeloze schriftelijke en mondelinge communicatie in het Nederlands, Frans en Engels is essentieel.

Verantwoordelijkheden

• Executive Calendar & Priority Management
• Beheren van complexe en snel bewegende agenda's voor Belgische en Nederlandse ExCo-leden
• Proactief anticiperen op planningsconflicten
• Afstemmen van grensoverschrijdende prioriteiten en zorgen voor optimale tijdsallocatie
• Optreden als poortwachter terwijl diplomatiek stakeholdermanagement wordt gehandhaafd

• Executive-Level Meeting Coordination
• Organiseren van interne en externe uitvoerende vergaderingen
• Voorbereiden van documentatie, presentaties en ondersteunende materialen
• Deelnemen aan vergaderingen indien nodig en zorgen voor nauwkeurige follow-up
• Actiepunten en deadlines met precisie volgen

• Travel & Logistics Management
• Organiseren van binnenlandse en internationale zakenreizen
• Beheren van vluchten, accommodatie en transport van begin tot eind
• Anticiperen op logistieke behoeften om een naadloze uitvoering te waarborgen

• High-Level Communication
• Opstellen, beoordelen en beheren van correspondentie in NL, FR en EN
• Optreden als communicatiefilter en vertrouwde liaison
• Omgaan met zeer vertrouwelijke informatie met absolute integriteit

• Cross-Border Collaboration (Benelux)
• Nauw samenwerken met Nederlandse PA-tegenhangers
• Zorgen voor gesynchroniseerde agenda's en gezamenlijke ExCo-coördinatie
• Ondersteunen van efficiënte operaties binnen de Benelux-structuur

• Proactive Administrative & Project Support
• Beheren van diverse administratieve verantwoordelijkheden
• Ondersteunen van uitvoerende projecten en ad-hocopdrachten
• Continu optimaliseren van ondersteuningsprocessen en workflows

Vereisten

• Perfecte schriftelijke en gesproken beheersing van het Nederlands, Frans en Engels
• Bewezen ervaring in het ondersteunen van C-niveau of senior executives
• Uitzonderlijke organisatorische en prioriteringsvaardigheden
• Hoog niveau van discretie en vertrouwelijkheid
• Sterke beheersing van MS Office en digitale samenwerkingstools
• Vermogen om onder druk te presteren in een dynamische omgeving

Gewenste Vaardigheden

• Natuurlijke drang en proactieve “can-do” mentaliteit
• Anticiperende denkwijze en gestructureerde aanpak
• Emotionele intelligentie en diplomatieke communicatiestijl
• Volwassen, zelfverzekerde en professionele uitstraling
• Kalm, oplossingsgericht denkvermogen

Deze rol is exclusief gericht op ondersteuning op uitvoerend niveau binnen de ExCo-structuur. Het vereist betrouwbaarheid, eigenaarschap en een sterk verantwoordelijkheidsgevoel. Dit is een cruciale, vertrouwenspositie binnen ons leiderschapsteam.