Office Manager (NL/FR)

Sluit je aan bij Training Solutions, een snelgroeiend bedrijf waar de mens centraal staat.

Je komt terecht in een dynamisch, gepassioneerd en betrokken team, in een stimulerende omgeving die professionele en persoonlijke ontwikkeling bevordert.

In deze sleutelrol sta je in voor de coördinatie en supervisie van alle administratieve activiteiten, waarbij je zorgt voor een vlotte klantenervaring en een optimale organisatie binnen hun centra.

Deze functie biedt je de kans om je vaardigheden verder te ontwikkelen in een omgeving die initiatief, excellentie en impact waardeert. Ben je op zoek naar een motiverende uitdaging en wil je bijdragen aan een collectief avontuur, dan is deze functie iets voor jou.

Training Solutions is specialist in opleidingen op het vlak van veiligheid, logistiek en risicovolle taken, VCA – basis en kader. Zij bieden opleidingen aan voor alle competentieniveaus, heropleidingen en maatwerkprogramma’s.

Hun opleidingen worden continu geëvalueerd, waardoor zij hun aanbod kunnen aanpassen aan de meest recente ontwikkelingen.

De opleidingen worden gegeven in het Frans en het Nederlands.

Zij beschikken over vier opleidingscentra, die allemaal zijn uitgerust met lokalen voor theoretische lessen, ruime zones voor praktische oefeningen en logistieke hulpmiddelen.

Uw missie:

Uw verantwoordelijkheden omvatten:

• Algemene en dagelijkse coördinatie van het personeel van het administratief bureau;
• Toezicht op het goede verloop van de activiteiten en de planning, met name:

- Stroom van prijsaanvragen en offertes naar klanten;

- Stroom van klantenbestellingen;

- Stroom van klantenfacturatie;

- Opvolging van aanbestedingen;

- Klantenoffertes;

• Beheer van de planning van de trainers in samenwerking met de Centrumcoördinator;
• Toezicht op de relaties met klanten;
• Toezicht op het financiële aspect van klantenoffertes;
• Administratieve supervisie en opvolging van klantenklachten;
• Opvolging van klantenopenstaande vorderingen in samenwerking met de boekhoudafdeling;
• Organisatie van de planning van het administratief personeel (verlof, overuren) om een optimale werking van het bureau naar de klanten toe te garanderen;
• Logistieke organisatie van het bureau met betrekking tot uitrusting, documenten, enz.;
• Identificatie van specifieke behoeften op het vlak van uitrusting en opleiding;
• Organisatie van de samenwerking tussen het administratief bureau en de andere ondersteunende diensten: sales, marketing en boekhouding.

Uw profiel:

• In het bezit zijn van een bachelor met administratieve en/of commerciële richting;
• Minstens 5 jaar ervaring hebben in Office Management, als Executive Assistant of in HR-administratie;
• Goede beheersing van informaticatools zoals de Office-suite en een ERP-systeem;
• In staat zijn een team te coördineren, te verbinden, te motiveren en aan te sturen;
• Beschikken over sterke sociale en communicatieve vaardigheden;
• Tweetalig NL/FR – u spreekt vlot Nederlands en drukt zich gemakkelijk uit in het Frans.