Medewerker organisatie en planning dienstverlening (...

Cultuurloket vzw biedt zakelijke ondersteuning aan voor de cultuursector. Cultuurloket is een kenniscentrum en leernetwerk waar leren, oriënteren, adviseren, innoveren en inspireren over ondernemen in cultuur centraal staan. We stimuleren en ondersteunen duurzaam cultureel ondernemerschap en de professionalisering van de Vlaamse cultuursector.
Om de afwezigheid van een collega tijdens moederschapsrust en ouderschapsverlof op te vangen, zijn we op zoek naar een medewerker organisatie en planning dienstverlening (v/m/x) voor een periode van ongeveer 7 maanden – begin mei tot begin december 2026.

• Je maakt deel uit van het team Organisatie & Dienstverlening. Samen met een collega sta je in voor de praktische planning en organisatie van de dienstverlening van Cultuurloket: de planning van de adviesgesprekken en de productionele opvolging van ons opleidingsaanbod.
• Bij afwezigheid van je collega (vaste vrije dag op woensdag, ingeplande vakanties en mogelijke ziektedagen) neem je ook het algemene beheer van de mailbox info@cultuurloket.be en de dagelijkse opvolging van de adviesverlening op.
• Je werkt nauw samen met de coördinatoren en consulenten van het Kennisteam, die instaan voor de advisering en de inhoudelijke kant van de adviesgesprekken, opleidingen en leertrajecten. Cultuurloket werkt hiervoor met zowel vaste als freelance consulenten en experten.
• Je staat in voor de planning en organisatie van de dienstverlening. Je denkt praktisch en digitaal. Cultuurloket werkt steeds meer in een digitale omgeving. Zowel het digitale als het fysieke kantoor in Brussel vormen jouw werkterrein.
• Je ondersteunt klanten en collega's door mee te zorgen voor een kwalitatieve en vlot georganiseerde dienstverlening.
• Je bewaakt de workflow aan de hand van uitgewerkte handleidingen en stappenplannen, zodat medewerkers efficiënt en vlot kunnen samenwerken.
• Je staat in voor de dagelijkse opvolging van de opleidingen (mailbox, praktische organisatie en contact met consulenten en freelancers) en registreert alles correct in het CRM-systeem (Salesforce). Je werkt vlot met Excel.
• Je werkt maandelijks mee aan de dataverzameling, indicatoren, evaluaties van opleidingen en bijhorende rapportering.
• Samen met de coördinator ‘cluster opleidingen en leertrajecten' maak je de (halfjaarlijkse) planning op van het opleidingsaanbod, waaronder webinars, meerdaagse opleidingen, collectieve leertrajecten en het evenement Cultuurzaken.
• Je staat in voor de planning en productie van het evenement Cultuurzaken. Je zorgt voor heldere communicatie met locatiepartner, sprekers, deelnemers en leveranciers voor het evenement (catering, technische ondersteuning, praktische verloop ...).
• Je organiseert en begeleidt de planning van de adviesgesprekken op basis van de beschikbaarheid van vaste en freelance consulenten, volgt de capaciteit op en rapporteert hierover maandelijks.
• Heb je affiniteit met de cultuursector en interesse in de zakelijke en organisatorische context waarin cultuurwerkers en organisaties actief zijn?
• Werk je graag ondersteunend en servicegericht, met oog voor een vlotte organisatie en heldere communicatie?
• Haal je voldoening uit plannen, afstemmen en samenwerken, zodat anderen hun werk goed kunnen doen?

Dan is deze job misschien iets voor jou!

• Je bent praktisch, oplossingsgericht en punctueel.
• Je bent digitaal onderlegd en werkt vlot met digitale tools en online omgevingen.
• Je neemt initiatief en draagt verantwoordelijkheid voor je diverse takenpakket.
• Je bent geen einzelgänger: in deze functie heb je contact met vrijwel alle collega's.
• Je schaart je achter onze missie en visie en werkt constructief samen.
• Je werkt flexibel en bent leergierig.
• Je hebt een bacheloropleiding of gelijkwaardig door ervaring. Enkele jaren werkervaring in een dienstverlenende organisatie is een pluspunt.