Management Assistant

De management assistent(e) is de rechterhand van onze CCO (Chief Commercial Officer) en biedt een brede administratieve, organisatorische en coördinerende ondersteuning aan de directie.

Jouw verantwoordelijkheden:

Secretariaat & agendabeheer CCO

Je beheert de agenda van de CCO op een proactieve manier: je plant vergaderingen in functie van prioriteiten en schat correct in wat dringend en belangrijk is.

Je beheert de mailbox en volgt dossiers op in naam van de CCO.

Je onderhoudt contacten met andere departementen en fungeert als centraal aanspreekpunt.

Je volgt de verlofplanning op van de direct reports van de CCO.

Je organiseert en reserveert lunches, recepties, offsites en andere events.

Vergaderingen & ondersteuning commerciële organisatie

Je stelt wekelijks de agenda op voor de commerciële staff en verzamelt de bijhorende documenten.

Je bereidt management- en directievergaderingen voor, organiseert ze (incl. zaalreservaties) en volgt acties op.

Je verzorgt de correspondentie, stelt nota's op en zorgt voor een correcte documentverwerking.

Je vertaalt documenten naar de andere landstaal.

Back-up & samenwerking

Je fungeert als back-up voor collega-assistentes bij verlof of ziekte, voornamelijk voor agendabeheer maar ook voor andere administratieve vragen.

Financiële en ad-hoc ondersteuning

Je bent goedkeurder voor facturen binnen het CCO Office.

Je voert ad-hoc opdrachten uit ter ondersteuning van de CCO en het directieteam.

Je beschikt over een bachelordiploma of gelijkwaardige ervaring en hebt 3 tot 5 jaar ervaring in een vergelijkbare functie, bij voorkeur in een directie- of managementcontext.

Je bent perfect tweetalig Nederlands/Frans en kan je vlot uitdrukken in het Engels, zowel mondeling als schriftelijk.

MS Office (Word, Excel en PowerPoint) beheers je uitstekend en je gebruikt deze tools dagelijks voor agenda-, document- en vergaderbeheer.

Je ondersteunt de CCO en zijn direct reports op een proactieve, discrete en efficiënte manier en weet hen maximaal te ontzorgen op administratief, organisatorisch en praktisch vlak.

Je kan agenda's en prioriteiten correct inschatten, dossiers zelfstandig opvolgen en vlot schakelen tussen verschillende taken en stakeholders.

Je communiceert helder en professioneel en fungeert als centraal aanspreekpunt voor interne contacten en andere departementen.

Je hebt een sterke service- en klantgerichte mindset: je kijkt en luistert naar wat anderen nodig hebben en probeert oplossingen aan te reiken waar mogelijk.

Je bent assertief en diplomatisch: je durft initiatief te nemen en beslissingen te nemen, met respect voor de belangen en gevoelens van anderen.

Je werkt zorgvuldig, georganiseerd en gestructureerd, met oog voor detail, vertrouwelijkheid en discretie in een directieomgeving.

Je bent stressbestendig, flexibel en kan autonoom werken in een dynamische context met ad-hoc opdrachten.

Onze medewerkers zijn de motor van onze bank. Zij maken het verschil, elk met zijn/haar talenten. Jij wil vooruit en wij ook, dus waarom niet samen?

Wat mag je precies van ons verwachten?

• Een aangename werkomgeving, met kantoren in Anderlecht en Berchem (Antwerpen), waar professionele groei, autonomie in uw job en een persoonlijke aanpak centraal staan.
• Dankzij een uitgebreid gamma aan opleidingen, bouw je verder aan je succes. Naast on-the-job learning, zorgen we ook voor technische of bank gerelateerde opleidingen, talen, maar ook topics rond persoonlijke ontwikkeling en self care komen aan bod.
• Een goede work/life balance dankzij onze glijdende uren en homeworking.
• Een competitief loon en extralegale voordelen waaronder maaltijd- en ecocheques en een uitgebreid verzekeringspakket. Bovendien kan je met ons cafetariaplan een deel van je pakket zelf samenstellen obv. je behoeften.
• Een contract van onbepaalde duur.

Sales & Commercial Support