Event Coordinator

Depuis 2003, nous orchestrons des événements sur mesure pour des clients aux profils variés : multinationales pharma, géants de la métallurgie, fédérations industrielles ou organismes publics. De l'incentive en Islande au séminaire médical à Bruxelles, du Symposium de 1000 personnes au workshop en petite équipe.

Prérequis minimum :

· Minimum 2 ans d'expérience en événementiel d'entreprise

· Expérience concrète sur des projets corporate (séminaires, congrès, incentives, conventions...)

· Capacité à comprendre et s'exprimer en anglais (oral et écrit)

· Aisance dans un environnement rythmé, avec déplacements

Ce qui t'attend : Tu participeras activement à l'organisation de nos projets, en appui du Senior/chef de projet. Ton quotidien sera rythmé par la coordination logistique (transports, hébergements, restauration, signalétique), la gestion des inscriptions et la recherche de lieux. Tu seras présent·e sur le terrain lors des événements et tu travailleras main dans la main avec nos équipes vidéo et design graphique.

Ton rôle : soutenir la mise en œuvre opérationnelle, assurer le suivi des détails et contribuer à l'énergie collective qui fait le succès de nos événements.

Pourquoi Co-mana ? Pas de routine, mais de vrais projets qui comptent pour nos clients et leurs équipes. Nous sommes 10, ta contribution sera visible et reconnue.

Prêt(e) à rejoindre une équipe où ton "mana" fera la différence ?

Compétences et expériences recherchées :

1. Gestion de projet

• Avoir déjà contribué à l'organisation d'événements en appui d'un senior/chef de projet.
• Avoir suivi un rétroplanning et géré des tâches précises de manière autonome.
• Avoir travaillé sur plusieurs projets en parallèle, en respectant délais et priorités.

2. Expérience opérationnelle

• Avoir coordonné la logistique sur des événements (hébergements, transports, restauration, signalétique, matériel).
• Avoir assuré le suivi des inscriptions et utilisé des plateformes digitales dédiées.
• Avoir participé à la recherche de destinations et de lieux en appui de l'équipe projet.
• Avoir été présent(e) sur site pour garantir le bon déroulement d'un événement.

3. Expérience budgétaire

• Avoir assisté au suivi de budgets événementiels.
• Avoir préparé ou mis à jour des fichiers budgétaires et de reporting.
• Avoir contrôlé et vérifié des devis ou factures.

4. Expérience relationnelle et communication

• Avoir été en contact direct avec des prestataires et fournisseurs pour assurer le suivi de missions spécifiques.
• Avoir travaillé en étroite collaboration avec une équipe projet.
• Avoir rédigé et transmis des informations claires et structurées.

5. Expérience créative

• Avoir participé à des brainstormings créatifs.
• Avoir proposé des idées pour enrichir l'expérience des participants.
• Avoir suivi ou intégré des tendances événementielles dans un projet.

6. Expérience en gestion des imprévus

• Avoir géré des changements de dernière minute sur site.
• Avoir trouvé des solutions pratiques en coordination avec l'équipe.
• Avoir sollicité l'aide d'un responsable lorsque nécessaire.

7. Expérience digitale

• Avoir utilisé des logiciels bureautiques (Excel, PowerPoint, Outlook) pour le suivi d'événements.
• Avoir manipulé des plateformes d'inscription ou d'apps événementielles.
• Avoir eu une première expérience avec des outils digitaux innovants.

8. Expérience linguistique et interculturelle

• Avoir travaillé dans un contexte bilingue (français/anglais).
• Avoir communiqué avec des prestataires ou participants internationaux.

9. Esprit d'équipe et apprentissage

• Avoir collaboré au sein d'une équipe projet et contribué activement à sa réussite.
• Avoir montré une volonté d'apprendre auprès de profils plus expérimentés.
• Avoir participé avec enthousiasme à toutes les phases d'un projet, de la préparation à la réalisation.

Chez Co‐mana, nous sommes lucides et transparents sur les contraintes que l'événementiel comporte. Pour ces postes, il est également attendu des candidat(e)s de :

· Posséder le permis B et pouvoir se déplacer facilement.

· Être prêt(e) à voyager plusieurs jours à l'étranger, à adapter ses horaires lors des événements (y compris le soir ou le week-end), et à travailler dans un environnement exigeant et rythmé.

· Rester flexible et réactif(-ve) face aux changements de dernière minute.

Intéressé(e) ? Envoie-nous ton CV via gdk@co-mana.com