Administratief medewerker ELZ Panacea vzw

Wie zijn wij?

Eerstelijnszone (ELZ) Panacea is een vrij recent en dynamisch samenwerkingsverband binnen de gemeenten Brakel, Herzele, Lierde, Oosterzele, Sint-Lievens-Houtem en Zottegem. Samen met onze partners versterken we de eerstelijnszorg en zetten we de persoon met een zorg- en/of ondersteuningsnood centraal.

Met een klein, geëngageerd team bouwen we dagelijks mee aan de hervorming van de eerstelijnszorg. Meer info over onze werking vind je op de website van Eerstelijnszone Panacea.

Jouw functie

Als administratief medewerker ben je een onmisbare schakel in onze organisatie. Je zorgt voor een vlotte administratieve en logistieke ondersteuning van de eerstelijnszone en ondersteunt zowel het team als het bestuur. Je rapporteert rechtstreeks aan de coördinator.

Jouw takenpakket

1. VZW-administratie

• Beheer van het verenigingsdossier
• Opvolgen van publicaties in het Belgisch Staatsblad
• Administratie bij in- en uitdiensttreding van medewerkers, bestuurders en leden van de Algemene Vergadering
• Administratie rond bestuurdersvergoedingen
• Opvolgen procedure van aankopen volgens de wet op de overheidsopdrachten
• Registraties in het kader van het opleidingsplan

2. Boekhouding & financiën

• Inboeken en opmaken (uitzonderlijk) van facturen
• Uitvoeren van betalingen
• Opvolgen van rekeningen

3. Communicatie & informatiebeheer

• Beheer van post en algemene mailbox
• Opmaken en bijwerken van stakeholderslijsten
• Opzetten van een CRM-systeem

4. Vergaderingen & evenementen

Administratieve en logistieke ondersteuning bij o.a. bestuursvergaderingen, algemene vergaderingen, vormingen en bijeenkomsten:

• Praktische organisatie en communicatie
• Reservaties van zalen en afspraken
• Aanvragen van accreditering
• Registratie van deelnemers en volmachten
• Verslaggeving
• Bestellen van catering

5. Projectondersteuning

Administratieve en logistieke ondersteuning van collega's en projecten zoals de Sociale Kaart

Wie zoeken wij?

We zoeken een collega die zich herkent in het volgende profiel:

• Je beschikt over minstens een bachelorsdiploma (of gelijkgesteld door ervaring).
• Je werkt zelfstandig, nauwkeurig en gestructureerd.
• Je plant en organiseert je werk efficiënt en neemt initiatief.
• Je hebt een hands-on mentaliteit en denkt in oplossingen.
• Je neemt verantwoordelijkheid en communiceert spontaan over de voortgang van je werk.
• Je communiceert verbindend en houdt rekening met verschillende stakeholders.
• Je bent flexibel in taken en werkuren (sporadisch avondwerk en verplaatsingen).
• Je voelt je thuis in een veranderende omgeving en staat open voor vernieuwing.
• Je bent IT-vaardig en werkt vlot met Microsoft Office; andere tools leer je graag aan.

Wat bieden wij jou?

• Een boeiende en gevarieerde job in een klein en warm team
• De kans om actief mee te bouwen aan de hervorming van de eerstelijnszorg
• Een deeltijds contract (16 à 19u per week) van bepaalde duur (12 maanden)
• Verloning volgens PC 331 (A1), met overname van relevante anciënniteit tot max. 5 jaar
• Extra voordelen: maaltijdcheques, gsm-abonnement en thuiswerkvergoeding
• Een open werksfeer met aandacht voor work-life balance
• Standplaats Zottegem, met mogelijkheid tot gedeeltelijk thuiswerk

Dienstverband: Deeltijds, Tijdelijke Job
Contractduur 12 maanden

Loon: €1.500,00 - €1.900,00 per maand

Verwachte uren: Niet meer dan 19 per week

Voordelen:

• Een gsm voor professioneel gebruik
• Elektronische maaltijdcheques
• Extra vakantiedagen
• Thuiswerkopties

Werklocatie: Hybride telewerken in 9620 Zottegem