(Freelance) Management Assistant

Management Assistant (Freelance – Temporary – Fulltime)

De functie kan worden ingevuld via een contract van bepaalde duur of op freelancebasis.

(We gaan voorlopig niet in op voorstellingen via tussenpartijen, bedankt om daar rekening mee te houden✌️)

OVER ONS

Pollet Group, met hoofdzetel in Waregem, heeft vestigingen in 17 landen en is actief binnen 3 segmenten: de sector van waterbehandeling, de zwembadwereld en de medische industrie. Pollet Water Group bundelt 30 bedrijven actief in waterbehandeling. Pollet Pool Group bewerkt de markt van zwembadbouwers met 9 distributiefirma’s en 2 fabrikanten. Pollet Medical Group, bestaat uit in totaal 11 gespecialiseerde medisch georiënteerde bedrijven. Samen telt de groep zo’n 2.750 medewerkers wereldwijd, waarvan zo’n 450 in België.

OVER DE OPDRACHT

Voor Pollet Group zijn wij op zoek naar een ervaren Management Assistant (freelance) die tijdelijk ondersteuning biedt aan het management binnen onze internationale groep. Je werkt nauw samen met de CEO’s en General Managers, en fungeert als een organisatorische en administratieve kracht binnen meerdere divisies.

Dit is een veelzijdige en sterk coördinerende rol, waarin discretie, betrouwbaarheid en flexibiliteit essentieel zijn. Ideaal voor iemand die snel schakelt, vooruitdenkt en rust bewaart in een dynamische omgeving. Dit betreft een tijdelijke vervangsopdracht.

JOUW VERANTWOORDELIJKHEDEN

• Agenda- & planningsbeheer

Je staat in voor het beheer van de agenda’s en zorgt voor een efficiënte en overzichtelijke dag- en weekplanning. Wijzigingen en last-minute aanpassingen schrikken je niet af: je weet snel te schakelen en legt de puzzel telkens opnieuw op een doordachte manier. Je denkt kritisch en proactief mee en bewaakt de agenda’s volgens prioriteiten en urgenties.

• Ondersteuning directie & management

Je biedt inhoudelijke en administratieve ondersteuning aan directie en management. Denk hierbij aan notuleren van verslagen voor de Raad van Bestuur, de verschillende directiecomités en het reviseren van managementvergaderingen.

• Rapportering & opvolging

Je ondersteunt bij wekelijkse en maandelijkse rapporteringen. Hierbij maak je onder meer gebruik van tools zoals Power BI en zorg je ervoor dat de nodige informatie tijdig en correct beschikbaar is.

• Travel

Je staat in nauw contact met het reisbureau om vluchten/hotels/transport te boeken. Je boekt vluchten zo efficiënt mogelijk in overeenstemming met de agenda’s met zo weinig mogelijk tijdverlies.

• Logistieke organisatie (BE & buitenland)

Je organiseert vergaderingen / events van A tot Z en zorgt voor een vlotte logistieke omkadering en communicatie. Je waakt hierbij over efficiëntie, comfort en timing. Denk hierbij ook aan het voorzien van catering of het boeken van restaurants.

• Overige taken

Tot slot neem je ook diverse ondersteunende taken op.

WIE ZOEKEN WE

• Je kan terugblikken op relevante ervaring als Management Assistant en beschikt over een masterdiploma (of gelijkwaardig door ervaring), waardoor je snel verbanden legt en situaties correct inschat. Je bent uitermate sterk in multitasking, werkt nauwkeuring, weet vlot te plannen en kan moeiteloos prioriteiten stellen, ook wanneer verschillende dossiers tegelijk lopen.
• Daarnaast ben je discreet, betrouwbaar en professioneel. Je blijft kalm onder druk, bent stressbestendig, flexibel en zelfstandig, en behoudt steeds het overzicht.
• Je voelt je comfortabel in een digitale werkomgeving en bent vlot met Office 365. Kennis van Power BI is een troef.
• Tot slot ben je fulltime beschikbaar. Freelance of een contract bepaalde duur zijn mogelijk.

WELCOME TO THE XPRT FAMILY!

• Je komt terecht in een internationale en stabiele groep, waar ondernemerschap, professionaliteit en continuïteit centraal staan. Je vervult een ondersteunende rol dicht bij het management. Een uitdagende en inhoudelijk sterke freelance opdracht wacht op jou!
• Het gaat om een tijdelijke, maar voltijdse opdracht in de periode eind april t.e.m. juli (mogelijks een of meerder maanden verlengbaar).
• Er wordt gezorgd voor een grondige en gestructureerde overdracht, zodat je snel en efficiënt kan opstarten en vlot je weg vindt binnen de organisatie. Je werkt samen met ervaren en betrokken collega’s verspreid over verschillende divisies, in een sfeer van open samenwerking.
• Daarnaast kom je terecht in een context waarin vertrouwen, discretie en professionaliteit essentieel zijn en ook actief worden uitgedragen. Voor deze opdracht voorzien we een marktconforme freelance vergoeding, afgestemd op je ervaring en de verantwoordelijkheden van de rol.

HQ WAREGEM

Textielstraat 13 - 8790 WAREGEM -

LET’S MEET

Stuur je CV naar Lori via jobs@polletgroup.com

Meer info? Neem een kijkje op: