Office & Talent Coördinator

Bij Smartmat maken we beter eten makkelijk.

Wij zijn de onderneming achter de sterke merken (dé Belgische maaltijdbox), Foodprepper en (de populairste kookblog van Vlaanderen). Met een passie voor kwaliteit en gezonde voeding leveren we maaltijdboxen en verse ingrediënten rechtstreeks aan huis. We geloven in duurzaamheid, lokaal geteelde producten en het creëren van heerlijke, voedzame gerechten.

Om ons verhaal en onze producten nog beter te delen met de wereld, zijn we op zoek naar een getalenteerde Office & Talent Coördinator die zorgt voor een warme, georganiseerde en efficiënte werkplek én het team versterkt met nieuw talent.

Hoe ziet jouw dag eruit als Office & Talent Coördinator?

Office

• Je start je dag met het openen van de Jobs- en Office-mailboxen. Met jouw scherpe blik zet je meteen de belangrijkste prioriteiten op een rij, zodat iedereen vlot kan verderwerken.
• Dankzij jouw oog voor detail straalt het kantoor elke dag. Je checkt de netheid en stemt moeiteloos af met de schoonmaak-, afval- en plantendienst.
• Aan de balie ben jij het warme gezicht van onze organisatie. Je verwelkomt collega's, klanten en leveranciers met een glimlach en volgt pakketjes, stalen, leveringen en post zorgvuldig op.
• Je houdt het kantoormateriaal én de budgetten strak in de hand: je beheert aankopen, volgt bestellingen en facturen op en zorgt dat alles tijdig aangevuld is.
• Technische issues? Jij houdt telefonie, internet en elektriciteit in de gaten en weet exact wie je moet inschakelen wanneer er iets hapert.
• Je onderhoudt het contact met de verhuurders en denkt actief mee over de inrichting en optimalisatie van onze kantoorruimtes.
• Met jouw enthousiasme breng je leven in het kantoor. Je organiseert samen met het feestcomité interne events en teamactiviteiten zoals ontbijtjes, business updates, afterworks en feestmomenten.
• Ook wanneer iemand het bedrijf verlaat, zorg jij voor een warm en zorgvuldig offboardingproces

Talent

• Om nieuw talent aan te werven in onze organisatie sta je er niet alleen voor, want ook onze HR Officer neemt dit voor haar rekening.
• Je neemt nieuw binnengekomen kandidaten onder je vleugels: je screent hun profiel, voert een eerste telefonische kennismaking en voelt meteen aan of er een match is met de rol en onze organisatie.
• Je houdt de voortgang van de openstaande vacatures nauwgezet bij en stemt regelmatig af met onze hiring managers. Dankzij jou verlopen kennismakingsgesprekken vlot en goed ingepland.
• Samen met je HR collega's zorg je voor een warm en professioneel onthaal van nieuwe collega's, stagiaires en studenten. Je bereidt hun onboarding tot in de puntjes voor en zorgt dat alles klaarstaat voor een vlotte, succesvolle start.

Wie zoeken we?

• Een ondernemende teamplayer die verantwoordelijkheid neemt, initiatief toont en actief meedenkt over hoe dingen beter kunnen.
• Iemand die werk ziet nog voordat het gevraagd wordt en graag vooruitdenkt om processen en dagelijkse taken soepel te laten verlopen.
• Een warme en gastvrije collega die structuur kan brengen in een dynamische omgeving en tegelijk een prettige sfeer op de werkvloer helpt creëren.
• Sterke communicatieve en sociale vaardigheden om vlot te verbinden met kandidaten, collega's en externe partners en daarbij een professionele indruk achter te laten.
• Minstens 2 jaar ervaring met interviewtechnieken en kandidaatselectie, zodat je het juiste talent kunt herkennen en begeleiden.
• Ervaring in office- of facility management is een pluspunt, zodat je ook operationele taken efficiënt kan organiseren en opvolgen.
• Georganiseerd en zelfstandig, maar altijd oplossingsgericht en flexibel ingesteld bij onverwachte situaties.
• Beschikbaar voor een voltijdse functie en bereid om actief betrokken te zijn bij beide kantoren: Gent (Dok Noord) én Antwerpen (PAKT).
• Je drukt je vlot uit in het Nederlands; kennis van het Engels is een extra troef.

Wat bieden we je aan?

• Geweldig leuke collega's die ook na de werkdag graag eens blijven hangen voor een gezellig drankje.
• We verwachten je meestal op kantoor, maar je krijgt de flexibiliteit om 1 dag per week van thuis te werken of om eens vroeger te vertrekken of een afspraak tijdens de dag te regelen - zolang de balans klopt.
• Ons hoofdkantoor is in Gent (Dok Noord), en af en toe werk je ook vanuit ons kantoor in Antwerpen (PAKT).
• Zin in een workation? Dat kan Je mag tot wel 10 dagen per jaar werken vanuit je favoriete vakantieplek.
• 29 verlofdagen (20 wettelijke dagen + 9 ADV-dagen bij een werkweek van 38 uur) om helemaal op te laden.
• Natuurlijk, een aantrekkelijk loon dat marktconform is.
• Maaltijd- en ecocheques om het extra leuk te maken.
• Gsmbudget met abonnement én een laptop, zodat je altijd goed uitgerust bent voor het werk.
• Hospitalisatie- en ambulante zorgverzekering, zodat je altijd gerust bent bij medische zorgen.
• Een ambitieuze en dynamische werkomgeving die volop in beweging is. Hier krijg je de kans om je talenten verder te ontwikkelen.
• En voor de echte foodies: korting bij Foodbag Zo kan je ook thuis genieten van onze heerlijke recepten en producten.

Bij Smartmat staan we voor diversiteit en inclusie. We verwelkomen sollicitaties van alle gekwalificeerde kandidaten, ongeacht hun achtergrond, geslacht, leeftijd, beperkingen, religie of seksuele geaardheid. Sluit je aan bij ons team en help ons om beter eten makkelijk te maken