Event Operations Coordinator

Over O3 Group

O3 Group is een operationeel bureau gespecialiseerd in corporate events, logistiek, visibiliteit en productie.
Wij ondersteunen bedrijven bij de praktische organisatie, voorbereiding en uitvoering van hun events: van logistiek en hospitality tot prints, branding en promotioneel materiaal.

Onze focus ligt op betrouwbaarheid, structuur en foutloze uitvoering.

Jouw rol

Als Event Operations Coordinator (binnendienst) werk je voornamelijk vanuit kantoor en ondersteun je het team bij de voorbereiding, opvolging en coördinatie van events en producties.

Je zorgt ervoor dat alles correct voorbereid is vóór uitvoering, zodat events en logistieke opdrachten vlot en zonder stress kunnen verlopen.

Dit is een interne, operationele functie met sterke link naar events, logistiek en productie, maar het is geen marketing- of communicatiefunctie

Event-, logistieke & productievoorbereiding

• Voorbereiden van corporate events en producties
• Opvolgen van planningen, timings en praktische afspraken
• Coördineren met planning, logistiek, leveranciers en collega's
• Zorgen dat materialen, info en instructies correct klaarstaan

Offertes & opvolging

• Mee voorbereiden en opvolgen van offertes voor: events, logistieke opdrachten, prints, visibiliteit en promotioneel materiaal
• Opvolgen van bevestigingen, wijzigingen en deadlines
• Inschatten van volumes, materialen en praktische noden (je wordt hierin begeleid)

Prints, branding & goodies – mise en production

• Opvolging van printproducties (signalisatie, banners, POS, visibiliteit…)
• Opvolging van goodies & relatiegeschenken (aanvragen, samples, timing, levering)
• Contact met leveranciers en productiepartners
• Controleren van timings, aantallen en praktische specificaties

Operationele ondersteuning (binnendienst)

• Opmaken van checklists, draaiboeken en interne documenten
• Structureren en bundelen van projectinformatie
• Opvolgen van stock, materiaal en leveringen
• Zorgen voor overzicht en duidelijke interne communicatie

Hospitality – operationele coördinatie

• Operationele coördinatie van hostessenopdrachten in het kader van events
• Opvolgen van planningen, briefings en praktische afspraken
• Aanspreekpunt voor last-minutes en praktische vragen

Selectie, rekrutering en strategische keuzes rond hostessen blijven bij de zaakvoerder
Jij focust op organisatie en opvolging, niet op HR

Field contact

• Sporadisch aanwezig bij events, opbouw of producties (wanneer relevant/noodzakelijk)
• Praktische ondersteuning op het terrein indien nodig (maar dit is helemaal geen fulltime on-site functie)

Wie zoeken we?

We zoeken vooral iemand op wie we kunnen rekenen.
Een strever die graag goed werk aflevert, die meedenkt, initiatief neemt en die zich thuis voelt in een hecht, operationeel team.

Je past perfect bij ons als je:

• gezond verstand hebt en graag praktisch meedenkt
• energie haalt uit orde scheppen in drukte
• verantwoordelijkheid durft nemen en dingen afwerkt
• positief, vlot in de omgang en teamgericht bent
• zowel intern als extern professioneel en vriendelijk communiceert
• houdt van een no-nonsense aanpak en korte lijnen

Concreet…

Dit profiel past goed als je:

• 2–4 jaar ervaring hebt in events, logistiek, productie, standenbouw of facilities
• graag gestructureerd, nauwkeurig en praktisch werkt
• stressbestendig bent en vlot met deadlines omgaat
• zelfstandig kan werken, maar ook graag samen dingen voor elkaar krijgt
• affiniteit hebt met corporate events en operationele omgevingen

Vaardigheden & talen

Must-have

• Vlotte kennis van PowerPoint (presentaties, voorstellen, interne documenten)
• Tweeltalig NL / FR (dagelijks gebruik)
• Goede organisatorische en administratieve vaardigheden

Nice-to-have / pluspunten

• Basiskennis Adobe InDesign en/of Illustrator
• Ervaring met prints, branding, visibiliteit of goodies
• Kennis van productie- of drukwerkprocessen

Interesse?

Herken je jezelf in deze rol?
Stuur ons je CV via Indeed — een klassieke motivatiebrief is niet nodig.

Type d'emploi : CDD
Durée du contrat : 6 mois

Lieu du poste : En présentiel