Stagiaire Meeting

SAMENVATTING: De organisatie van evenementen van A tot Z en het contact met klanten

BELANGRIJKE RELATIES:
- Onderhoudt en ontwikkelt contacten met zakelijke generatoren, vergader- en conferentieplanners,
bezoekers/conferentiebureau, reisagenten, luchtvaartmaatschappijen, zakelijke accounts.

• Coördineert onder toezicht van een coördinator in samenwerking met het Food and Beverage

Management team en de Kitchen & Stewarding Manager.

BELANGRIJKSTE VERANTWOORDELIJKHEDEN:

• Volg de normen en procedures van de afdeling, bijvoorbeeld door ervoor te zorgen dat zaken

voorafgaand aan de start van de planning zijn ondertekend.

• Ervoor zorgen dat de kamerlijsten en reserveringsgegevens op tijd worden ingevoerd voor de

werkzaamheden.

• Coördineren van de toewijzing van ruimte voor de conferentie en bijbehorende evenementen

onder toezicht van de M&E Manager / Coördinator

• Contact onderhouden met de zalenafdelingen voor de beschikbaarheid van zalen en

zaalvoorkeuren

• Contact onderhouden met de volgende afdelingen voor de inkoop van de zaak: Sales Team, M&E

Operations, Front Office, F&B afdelingen

• Uitvoeren van kamer familiarisaties en site inspecties
• Toezicht houden op de bereiding, presentatie en bediening van voedsel en drank voor banketten

om te allen tijde de hoogste kwaliteit te waarborgen

• Een dossiersysteem bijhouden met de volgende onderdelen: dossiers over alle voorgaande

functies, banket- en reserveringsboek, dossier met klantcontacten, menu dossier, activiteiten
dossier, aanvragen en opvolgen van zakelijke verwijzingen en potentiële sales leads.
Gastendienst

• Demonstreert service attributen in overeenstemming met de verwachtingen van de industrie en

bedrijfsnormen, waaronder: aandacht hebben voor gasten, nauwkeurig en snel voldoen aan
verzoeken van gasten, anticiperen op behoeften van gasten, een hoog kennisniveau handhaven dat
van invloed is op de gastervaring, een 'service' houding tonen, passende actie ondernemen om
klachten van gasten op te lossen.

• Het dynamische karakter van het hotel waarderen en deze service attributen uitbreiden naar alle

interne klanten.
Financiële verantwoordelijkheden
- Controle van facturen op volledigheid en ervoor zorgen dat de map met contract- en
facturatiegegevens goed is voorbereid en aan de boekhoudafdeling wordt gegeven.

• Controle dat de boekingen dagelijks correct zijn.

Bedrijfsplanning

• Bijdragen aan het algemene strategische plan van het bedrijf en helpen bij het opstellen van het

jaarlijkse hotel business plan

VEREISTE VAARDIGHEDEN:

• Vloeiend in Nederlands & Engels (Frans is een pluspunt)
• Goede kennis van Microsoft Office (Word, Excel)
• Teamwerk en interpersoonlijke vaardigheden
• Uitstekende organisatorische en planningsvaardigheden
• Moet punctueel en detailgericht zijn
• Een commerciële instelling hebben om de klanttevredenheid en de inkomstenmaximalisatie te

garanderen

• Enthousiasme voor de hotelmarkt
• Proactief nieuwe ideeën aandragen binnen het team
• Goede communicatieve vaardigheden en dynamisch
• Je studeert in een hotel of business school