Gestionnaire de la mobilité IN et support à la gesti...

L'UCLouvain recherche un·e Gestionnaire de la mobilité IN et support à la gestion des horaires (F/H/X)

Référence du poste : SF 38176
Publication interne et externe jusqu'au 08/02/2026

Pour la Faculté de psychologie, logopédie, sexologie et des sciences de la famille (PSY), du Secteur des sciences humaines (SSH)
Site principal : Louvain-la-Neuve
Contrat à temps partiel (50%), pour une durée indéterminée
Entrée en fonction : dès que possible

Gestion de la mobilité IN, en collaboration avec la coordinatrice mobilité et la commission des relations internationales facultaire

Dans ce cadre, la fonction implique :

• Accueil des étudiant·es entrant·es :

• Séance d'information d'accueil

• Accompagnement dans leurs différentes démarches (inscription, PAE/learning agreement, logement, …)
• Suivi de la procédure d'inscription pour les étudiant·es entrant·es (gestion des différentes attestations – séjour, domiciliation, etc)
• Suivi des inscriptions aux examens (en particulier en cas d'organisation d'un examen à distance)
• Envoi du relevé de notes aux universités partenaires

• Participation aux réunions des gestionnaires de mobilité

• Support à la nomination des étudiant·es d'échange partant·es

• Support/aide pour les accords avec les universités partenaires (renouvellement, nouveaux)

Support à la gestion des horaires en collaboration avec l'horairiste en charge de la confection des horaires

Dans ce cadre, la fonction implique :

• gestion quotidienne relative aux horaires de cours ou d'examen
• contact avec les enseignant·es
• changement et/ou attribution de locaux, etc.

Cette description de fonction n'est pas exhaustive et est susceptible d'évoluer en fonction des besoins de l'entité.

• Diplôme de niveau bachelier (graduat) ou expérience équivalente dans une fonction administrative et d'accueil, idéalement en environnement universitaire.
• Autonomie dans le travail et capacité à travailler en équipe.
• Connaissance de l'anglais.
• Bonne connaissance des programmes de la faculté.
• Bonne maîtrise des outils informatiques (en particulier Word, Excel, File Maker Pro, …), de l'utilisation du web et de base de données.
• Capacité à utiliser les outils numériques pour automatiser et fiabiliser les processus administratifs (formulaires, tableaux, workflows, suivi des procédures).
• Capacité d'organisation, d'ordre et de méthode.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle : gestion des priorités, expérience dans la planification à contraintes multiples, bonne gestion du stress.
• Expérience dans la gestion de données personnelles et de documents confidentiels (dossiers étudiant·es, attestations, respect du RGPD).
• Sens du contact, du service à la communauté universitaire (enseignant·e, étudiant·e, collègue) et capacité à instaurer un climat de confiance.
• Capacité à travailler seul·e et/ou en équipe, souci du partage des bonnes pratiques.
• Bonne communication écrite et orale.
• Maîtrise des outils de visioconférence et de collaboration à distance (réunions, suivis étudiant·es, examens à distance, contacts avec partenaires internationaux).
• Intérêt pour l'amélioration continue des processus et pour l'utilisation raisonnée des outils numériques (y compris outils d'assistance à la rédaction et à l'organisation).

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.

• Une rémunération évolutive basée sur les barèmes de la Fédération Wallonie Bruxelles ;
• Des congés légaux, extralégaux et une fermeture collective entre Noël et Nouvel An ;
• Assurance groupe, complément d'allocations familiales, allocation de fin d'année, remboursement des frais de transport en commun, indemnité kilométrique vélo, etc. ;
• Un cadre de travail dynamique au contact de la recherche et de l'enseignement ;
• L'opportunité de continuer à vous former, de développer vos compétences et de bénéficier de mobilité interne ;
• La possibilité de vous impliquer dans une institution à haute valeur sociétale où chaque fonction a du sens ;
• Un environnement de travail agréable et facilement accessible (ville piétonne à LLN, espaces verts…) ;
• Et plus encore, consultez notre page « Avantages » via ce lien.

L'UCLouvain met en œuvre une politique RH qui promeut l'égalité des genres, est attentive et respectueuse de la diversité et à l'égalité des chances.
Si, en raison d'un handicap, d'un trouble ou d'une maladie, vous souhaitez bénéficier d'aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de recrutement, merci de nous contacter à l'adresse jobs- Nous relayerons votre demande de manière confidentielle à la personne en charge de ces questions.

Les valeurs qui sous-tendent notre politique du personnel sont visibles en suivant ce lien :
Politique du personnel | UCLouvain

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