Planning & Office Manager

🚀 Planning & Office Manager (Temps plein) – Événementiel

Propulse Group – Offre d’emploi du 19/12/2025

Tu aimes le contact humain ? Tu es organisé.e, fiable et efficace ? 

Tu es à l’aise avec différents volets de la gestion administrative ? 

Le monde de l'événementiel te parle ? 

Lis la suite, ce poste est peut-être fait pour toi !

🌍 Contexte

Propulse Group est une société active dans le monde de l’événementiel et composée de 5 marques complémentaires :

-Propulse : Gestion logistique et support à la production d’événements

-Panorama : Bars éphémères hauts de gamme et thématiques

-Epicuria : Catering management et support F&B

-Ravito : Crew Catering (restauration des équipes événementielles)

-Alpaca : ASBL engagée pour la durabilité des événements

Avec plus de 300 freelances mobilisés ponctuellement, l’humain est au cœur de nos activités. Pour renforcer notre équipe, nous recherchons un.e Planning & Office Manager.

🎯 Missions et responsabilités

En soutien à notre Crew Manager, tu seras le point de contact privilégié pour assurer une gestion fluide et réactive des plannings :

• Recrutement actif pour combler les shifts 
• (appels, messages, ciblage des bons profils)
• Intégration des nouveaux collaborateurs (inscriptions, briefing, contrats/dimona)
• Encodage des jobs dans notre plateforme de planification
• Vérification et suivi des contrats, timesheets et rémunérations
• Gestion des conventions de bénévolat (ASBL Alpaca)
• Support aux campagnes de recrutement et mise à jour régulière de la base de donnée
• Remplacement de la Crew Manager lorsqu’elle est absente

En plus de ces fonctions « essentielles », d’autres missions « annexes » pourront s’ajouter en fonction de tes affinités et expériences. En voici une liste de possibilités, classées par thématique : 

Ressources Humaines

-       Gestion des ressources humaines internes

-       Contact avec les bénévoles qui soutiennent notre ASBL Alpaca solutions

-       Mise en place de campagnes de formation ou de recrutement 

-       Optimisation des process RH actuels pour être toujours en phase avec les réalités du marché

Compta

-       Suivi des paiements de nos clients 

-       Validation des factures de nos indépendants

-       Mise en place et suivi d’un processus de gestion des dépenses dans le respect des nouvelles dispositions légales (peppol)

-       Soutien au service comptabilité dans le traitement des factures d’achat

-       Edition d’une partie des factures de vente

Le.la candidat.e sélectionné.e n’exercera pas forcément l’entiereté des points précédents mais plutôt une partie à sélectionner selon les périodes, ses affinités et ses expériences. 

🧩 Profil recherché

Nous cherchons une personne qui se reconnaît dans ces qualités :

• Expérience en gestion de plannings et/ou recrutement ou qui a déjà exercé dans l'administratif
• Réactivité, autonomie, sens des priorités
• Bonne communication orale et écrite (FR)
• Grande Aisance au téléphone

Et surtout, tu es quelqu’un qui :

• Supporte bien l’imprévu 
• Résiste au stress
• Est pragmatique et efficace ⚡
• Comprend vite les process 
• Trouve de la satisfaction à résoudre des urgences 
• Est rigoureux.se, fiable, aime “cocher les cases” 📋
• A le souci du détail mais aussi la vue d’ensemble des priorités

💡 Motivations

Ce poste est idéal si tu es motivé.e par :

-       Une prise de fonction rapide

-       L’engagement à long terme dans une entreprise jeune et dynamique 

-       Le secteur événementiel et ses différentes facettes

📌 Nous t'offrons

-       Un emploi à temps plein dans une structure en constante évolution

-       Une période de formation interne afin que tu sois paré.e pour le poste

-       Une possibilité d’évolution et de mise en place de méthodes de travail adaptées aux réalités de l’entreprise

-       Une rémunération alignée avec les réalités du secteur et suivant une politique salariale commune à toute l’entreprise

-       Un large panel d’avantages légaux, extra-légaux et primes

-       Début de la mission : Janvier 2026

CANDIDATURES

Les candidatures sont attendues par e-mail à lancelot@propulsegroup.be