Administratieve Ondersteuning

Beschrijving van de functie

Je biedt administratieve ondersteuning aan de dienst Personeelsadministratie en bent de schakel die ervoor zorgt dat alles vlot en efficiënt verloopt.
Jouw voornaamste taken zijn:

• Ticketsysteem opvolgen voor personeelsvragen, waarbij je vragen beantwoordt of doorverwijst naar de juiste collega.
• Binnenkomende communicatie correct doorsturen, waardoor elk bericht (post, e-mail, telefoon, …) snel en op gepaste wijze bij de juiste persoon terechtkomt.
• Archiveren en klassement bewaken, wat inhoudt dat documenten netjes worden bijgehouden en het klassement wordt geordend, zowel op papier als digitaal.
• Contacten klantvriendelijk afhandelen, waarbij je communiceert met collega's en medewerkers in een helder, behulpzaam en respectvolle manier.
• Telefoonpermanentie mee opnemen, waarmee je tijdens kantooruren de telefoonlijn professioneel en toegankelijk houdt.
• Ad hoc taken uitvoeren, zoals het controleren van lijsten en het informeren van medewerkers over wijzigingen.

Relevant vaardigheden en kennis

• Leeftijd maximaal 30 jaar. Je moet nog niet de leeftijd van 30 jaar bereikt hebben.
• Hoger secundair onderwijs heeft geleid tot het hoogst behaalde diploma.
• Kennis van sociale wetgeving of personeelsadministratie is een pluspunt.
• Digitale sterkte: je hebt goede kennis van Office 365 (Word, Excel, Outlook, OneNote) en bent vlot in het aanleren van nieuwe software.
• Administratieve nauwkeurigheid en punctualiteit zijn essentieel, ook bij herhaalde taken.
• Goede communicatieve vaardigheden (zowel mondeling als schriftelijk) en vlotte omgang met interne/externe klanten en teamleden.
• Positief instelling en stressbestendigheid zijn belangrijk.

Voordelen

• Voltijds contract van 36 uur per week van bepaalde duur (1 jaar).
• Indiensttreding zo snel mogelijk mogelijk (in overleg te bepalen).
• Een leuke werkplek in ons hoofdkantoor in Zwijnaarde en de mogelijkheid om deels thuis te werken.
• Je krijgt vergoeding volgens loonschaal IFIC8.
• Maaltijdcheques ter waarde van €6.
• Recht op eindejaarspremie.
• Volledige vergoeding voor woon-werkverkeer met openbaar vervoer.
• Gratis omniumverzekering voor woon-werkverkeer met eigen wagen.
• Laptop beschikbaar stellen.
• Mogelijkheid om in te tekenen op voordelige hospitalisatieverzekering.
• Kortingen bij meer dan 3600 bedrijven in heel België.