Administratief coördinerend medewerker O&S-administr...

-VACATURE-

Ben jij maatschappelijk geëngageerd, denk je graag een stap vooruit en hou je ervan om processen slimmer en mensgerichter te maken? Dan maak je bij UCLL deel uit van een hogeschool die mensen en ideeën in beweging zet. Samen bouwen we aan inspirerend onderwijs, professioneel beleid en sterke studentgerichte dienstverlening.

We zijn binnen dienst Onderwijs en Studenten (O&S) op zoek naar een nieuwe collega:

Administratief coördinerend medewerker O&S-administratie (50%)

Jouw rol

Wil jij graag meebouwen aan een warme, vlotte en professionele dienstverlening voor studenten, docenten en medewerkers? In deze rol zorg je mee voor een sterke administratieve ondersteuning van onze onderwijs- en studentenwerking. Je werkt in een veelzijdige omgeving waar nauwkeurigheid, klantgerichtheid en samenwerking centraal staan. Je werkt nauw samen met collega's van opleidingen, campussen en centrale diensten en draagt bij aan de continue verbetering van onze administratieve processen.

Wat je doet

• Je zorgt voor een vlot inschrijvingsproces
  • Je verwerkt studenteninschrijvingen, controleert toelatingsvoorwaarden en geeft duidelijke info aan (toekomstige) studenten.
  • Tijdens de zomerinschrijvingsperiode help je actief mee met de organisatie en ondersteuning.
• Je volgt studiegelden nauwkeurig op
  • Je beheert betalingen, openstaande saldi en terugbetalingen, communiceert helder met studenten en werkt samen met de financiële dienst voor een correcte verwerking.
• Je ondersteunt internationale mobiliteit
  • Je verzorgt de administratie voor inkomende en uitgaande mobiliteit, registreert uitwisselingen en beurzen en houdt contact met internationale studenten en partners.
• Je versterkt en verbetert onze processen
  • Je denkt mee over optimalisaties, volgt regelgeving correct toe, houdt procedures up-to-date
  • Je fungeert als aanspreekpunt voor studenten, opleidingen en collega's.

Wie jij bent

• Je hebt een professionele bachelor of gelijkwaardige ervaring
• Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en met oog voor kwaliteit en deadlines
• Je hebt een klantgerichte houding en communiceert professioneel, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je bent een teamspeler die flexibel omgaat met piekperiodes
• Je beheerst MS Office; ervaring met SAP is een plus
• Uitstekend Nederlands, goede kennis van het Engels

Wat wij jou bieden

We investeren graag in jouw groei, welzijn én werkplezier. Daarom krijg je bij ons:

• Een aantrekkelijk totaalpakket
  • Een contractuele overeenkomst van onbepaalde duur (50%) bij vzw UC Limburg, die bij voorkeur zo snel mogelijk kan starten. Interne kandidaten kunnen hun statuut behouden.
  • Verloning volgens het officiële barema B21, met de mogelijkheid tot erkenning van max. 10 jaar relevante ervaring.
  • Standplaats campus Connect - Heverlee of campus Diepenbeek (in onderling overleg te bepalen) met verplaatsingen binnen Limburg en Vlaams-Brabant.
• Werk dat voldoening geeft
  • Je draagt rechtstreeks bij aan een optimale studentenwerking én werkt in een omgeving waar maatschappelijke impact centraal staat.
  • Een organisatiecultuur die inzet op samenwerking, initiatief en "Moving Minds".
• Concrete voordelen
  • 100% terugbetaling van duurzame mobiliteit voor woon-werkverkeer (openbaar vervoer en/of fiets),
  • Een onkostenvergoeding voor mobiliteit i.f.v. dienstverplaatsingen,
  • De mogelijkheid tot hybride/telewerken werken,
  • Een mooi aantal vakantiedagen,
  • Opleidings- en groeikansen in een kennisgedreven organisatie.
  • Een laptop (vanaf 40% opdracht).
  • Voordelen via Samen Aankoop, een Lerarenkaart en een voordelige hospitalisatieverzekering.

Lees meer over onze arbeidsvoorwaarden op de website.

Klaar om een Moving Mind te worden?

Solliciteer (enkel) via CVWarehouse tot en met woensdag 10 december 2025.

De selectie bestaat uit een CV- en motivatieanalyse en een selectiegesprek met opdracht.

Meer info? Bekijk onze missie en strategische prioriteiten op of contacteer Karen Vanmechelen, Teamcoördinator O&S – Administratie ).

UCLL kiest voor diversiteit en gelijke kansen. Talent, motivatie en competenties maken voor ons het verschil.